Gestionnaire administratif et financier - Support élus et membres du CESER (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Gestionnaire administratif et financier - Support élus et membres du CESER (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :
- Fonction support sur l’indemnisation des membres du CESER et des conseillers régionaux
- Participer au processus de prise en charge de la politique de déplacements des élus et des membres du CESER
- Assurer la prise en charge du remboursement des frais de missions des membres du CESER et des conseillers régionaux
- Participer au processus de gestion de la facturation
- Participer au processus de formation des conseillers régionaux
- Contribuer au reporting global au sein de l’unité (tableaux de suivi…)
- Contribuer aux relations partenariales avec les collectivités locales (revues trimestrielles notamment…)
- Etablir les correspondances nécessaires aux élus et interlocuteurs externes (politique de modulation des indemnités, dossiers d’inscription pour la formation des élus, consultations des conseillers régionaux ou membres du CESER sur le plan indemnitaire…)
- Assurer une polyvalence sur les divers périmètres de l’unité

Activités :
- Appliquer les délibérations en vigueur relatives à l’indemnisation des conseillers régionaux et des membres du CESER Mettre en place les processus d’indemnisation des membres du CESER et des conseillers régionaux et assurer leur suivi
- Participer et suivre le processus global de modulation des indemnités des membres du CESER et des conseillers régionaux
- Recueillir auprès des autres collectivités les éléments nécessaires pour la gestion des indemnités (indemnités extérieurs, fiscalité, désignations…)
- Assurer les différentes phases afférentes au processus de facturation : traitement des factures, transmission à la certification, validation, liquidation, pré-mandatement…) – de manière hebdomadaire
- Traiter le remboursement des notes de frais sur la plateforme dédiée, en lien avec le respect du cadre règlementaire (traitement, prévalidation, mandatement…)
- Enregistrement et suivi des demandes de formation des membres du CESER et des conseillers régionaux et organiser de façon méthodique leurs dossiers (dossiers administratives, documents juridiques à conserver…)
- Organiser et mettre à jour les tableaux de suivis : tableaux de présence, prise en charge des déplacements, des opérations de formation…
- Mettre à jour les procédures opérationnelles encadrant les opérations conduites au sein de l’unité « Elus » Porter assistance aux membres du CESER et aux conseillers régionaux sur les questions d’ordre administratif
- Participer àl’optimisation des procédures métiers/administratives pour garantir la qualité du service rendu (procédures, reporting, flux d’informations…)
- Assurer la polyvalence sur la gestion des frais de missions des conseillers régionaux ainsi que la prise en charge des déplacements (via une plateforme dédiée)
- Contribuer aux projets d’évolution et de développement de l’activité en faveur des Conseillers régionaux et membres du CESER
Activités ponctuelles :
- Assurer la polyvalence avec l’ensemble des agents de l’unité
- Organiser l'archivage avant la mise en œuvre de la dématérialisation des factures et des documents liés aux indemnités des membres du CESER et des conseillers régionaux (au moins une fois par an)

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires
- Connaissance du fonctionnement de l'administration régionale
- Connaissance de la réglementation liée aux Conseillers régionaux
- Connaissance de la gestion administrative et des étapes afférentes

Savoir faire :
- Appliquer les délibérations encadrant les politiques internes à l’unité Elus
- Interagir avec les assistantes/assistants d’Elus ou membres du CESER
- Assurer la rapidité d'exécution liée au calendrier mensuel de l’unité Elus
- Maitriser les outils informatiques clés et démontrer une appétence à la formation sur de nouveaux outils de gestion interne
- Construire et optimiser des outils de suivi (tableaux de bord)
- Rédiger des documents, courriers, mails
- Réaliser un reporting auprès de la chargée de mission transversale ainsi que du responsable d’unité
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités en tenant compte des impératifs de l’Unité

Savoir être :
- Disponibilité
- Autonomie
- Rigueur et méthodologie
- Discrétion
- Polyvalence
- Force de proposition
- Capacité d’adaptation et d’agilité
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public

FORMATIONS ET DIPLÔMES
Bac + 2 à dominante gestion et administration/RH, comptabilité
Expérience souhaitée sur le domaine
Maitrise des outils informatiques : Pack Office notamment