Gestionnaire Administratif Navires H/F

Le poste :

Un navire sans certificat valide, pour vous, c'est impensable ? Vous aimez quand tout est carré, conforme et anticipé ?
Alors, rejoignez notre client, une société française spécialisée dans les services maritimes, en tant que Gestionnaire Administratif Navires H/F en CDI à Marseille.
Sous la responsabilité du Manager Administration, vous pilotez en autonomie la conformité réglementaire d'une flotte de navires, en supervisant l'ensemble des échéances statutaires, la gestion documentaire et les échanges avec les pavillons et sociétés de classification.
À ce titre, vos missions sont :

- Piloter les échéances réglementaires (annuelles, intermédiaires, quinquennales) d'environ 10 navires, prioriser les urgences et prévenir tout retard critique,
- Structurer et prioriser le flux d'informations (mails, alertes, relances, demandes pavillon et classe), en mettant en place une méthode de suivi permettant d'anticiper les échéances plutôt que de fonctionner en réaction,
- Garantir la fiabilité et l'exactitude des dossiers réglementaires (certificats, audits, inspections), en vérifiant systématiquement les documents, en respectant les exigences formelles des pavillons et sociétés de classification, et en assurant le suivi des non-conformités jusqu'à leur clôture,
- Gérer les outils et bases internes (GED, Smartpal, process), en assurant une mise à jour rigoureuse des échéances et une traçabilité complète des documents transmis à bord et aux autorités,
- Assurer des échanges clairs et structurés en français et en anglais (oral et écrit) avec les équipes internes, sociétés de classification et les autorités et produire un reporting synthétique et exploitable pour le management.


Quelques mots sur l'équipe :
Vous intégrez une équipe de 3 coordinateurs au sein de la direction de la flotte. Rattaché à une cellule (vessel manager, compta, crewing, HSE…), chaque membre est autonome sur son périmètre tout en contribuant à une coordination collective forte.

Profil :

Vous êtes toujours avec nous ? Parfait ! Découvrez ce que nous cherchons :
Vous avez déjà géré un portefeuille d'échéances réglementaires (idéalement navires) et avez su anticiper les cycles obligatoires sans jamais laisser dériver un délai ?
Vous savez organiser et prioriser un flux important de mails et d'alertes, avec une méthode claire de suivi, sans attendre les relances ?
Vous êtes rigoureux sur la conformité documentaire : dossiers complets, respect strict des exigences pavillon/classe, non-conformités suivies jusqu'à clôture ?
Vous maîtrisez des outils de gestion documentaire (GED, Smartpal ou équivalent) et savez maintenir des bases à jour, fiables et exploitables ?
Vous êtes capable d'échanger en français et en anglais (oral et écrit B2/C1) avec des interlocuteurs exigeants (autorités, classification, équipes internes) et de produire un reporting synthétique et clair pour le management ?
Vous venez de répondre oui (ou presque !) à toutes ces questions ?
Alors voici ce que Charly vous propose :

- Poste en CDI basé à Marseille 2e,
- Statut agent de maîtrise,
- Rémunération entre 28 k€ et 34 k€ bruts annuels, sur 13 mois, selon profil + prime de mobilité + RTT + mutuelle familiale + PEE + tickets restaurant,
- 37h hebdomadaires, horaires : 8h30 - 17h00 ou 9h00 - 18h00,
- 2 jours de télétravail par semaine possibles,
- Place de parking à disposition du salarié,
- Poste à pourvoir dès que possible.


Attention, ce poste n'est probablement pas fait pour vous si vous êtes approximatif sur la conformité documentaire ou pensez qu'un dossier ‘presque conforme' suffit.
Tout est OK ? Il ne vous reste plus qu'une chose à faire : postuler !
Et pour ça, il ne vous faudra qu'un CV et 30 secondes.
Le processus de recrutement :

- Un entretien avec Grégory, Consultant en recrutement chez Charly,
- Un entretien avec le Manager Administration et le Coordinateur RH.


Et c'est tout !

A propos de nous :

Charly, c'est un cabinet de recrutement et d'intérim implanté à Marseille qui facilite la rencontre des entreprises et de leurs futurs collaborateurs depuis 2009.
Comme d'autres, nous intervenons partout en France auprès de petites comme de grandes entreprises, et ce quel que soit leur secteur d'activité. Comme d'autres, nous recrutons des employés qualifiés, agents de maîtrise et cadres en intérim, CDD ou CDI, selon les besoins exprimés par nos clients.
Mais pour nous assurer de tenir notre promesse et nos engagements envers vous, nous avons adapté notre modèle interne.