Coordinateur de direction F/H

Au sein de la Direction Générale Adjointe , nous recrutons un Coordinateur de Direction F/H en contrat à durée déterminée dans le cadre d’un remplacement pour congé maternité.

Vous aurez pour mission d’appuyer directement le Directeur Général Adjoint – Opérations dans son quotidien et assurer la coordination transversale de ses cinq directions rattachées. L’assistant/e joue un rôle clé de facilitateur/trice, en anticipant les besoins, en protégeant l’agenda, en fluidifiant la communication et en garantissant une organisation optimale.

VOS MISSIONS PRINCIPALES SERONT LES SUIVANTES

1. Appui direct au DGA

• Gestion proactive de l’agenda : anticiper les réunions, arbitrer les priorités, filtrer les sollicitations, optimiser les journées.
• Préparation et suivi des prises de parole : veiller à la disponibilité des éléments clés, supports, notes et documents en amont.
• Organisation des déplacements (en France et à l’international) et gestion des notes de frais.
• Préparation et suivi des décisions issues des réunions (relances, échéances, suivi opérationnel).

2. Coordination et appui aux directeurs

• Aider les directeurs rattachés dans l’organisation de leurs agendas et priorités, en lien avec le DGA.
• Organiser et assurer la logistique des réunions inter-directions, séminaires et points réguliers (formats restreints et efficaces).
• Diffuser l’information de manière fluide entre les cinq directions du périmètre.
• Faire le lien avec les autres directions de l’école pour les sujets transversaux.
• Contribuer à la coordination de projets communs (planification, suivi).

3. Gestion administrative et achats

• En appui ponctuel, réaliser et suivre une partie des demandes d’achats pour le DGA et ses directions.
• Gestion des process administratifs du quotidien (commandes, réceptions, suivi).

4. Organisation d’événements ciblés

• Organisation d’événements stratégiques à taille humaine (réunions clés, ateliers de direction, rendez-vous partenaires).
• Assurer un haut niveau de préparation et de professionnalisme dans leur exécution.

PROFIL RECHERCHE

• Formation Bac+2 minimum (BTS, DUT, Licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale ou gestion de PME-PMI).

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multisite.

• Capacité à gérer des agendas complexes et à accompagner un dirigeant dans ses priorités stratégiques.

• Compétences organisationnelles et rédactionnelles solides, permettant de structurer, synthétiser et restituer efficacement les informations.

• Gestion de la priorisation et du temps, avec discernement et capacité à protéger l’agenda du DGA et à fluidifier celui des directeurs.

• Maîtrise des outils collaboratifs (Teams, OneDrive, Office 365, etc.), facilitant la préparation et le partage d’informations.

• Qualité relationnelle reconnue, jouant un rôle de point d’entrée pour les collaborateurs et partenaires internes, en capteur de signaux faibles et facilitateur d’échanges.

• Capacité à interagir en anglais opérationnel (niveau B2 minimum) dans un cadre professionnel.

• Organisation d’événements ciblés (réunions stratégiques, ateliers, rendez-vous partenaires), en garantissant professionnalisme et efficacité.

• Aisance relationnelle externe, avec la capacité à gérer directement certaines interactions (agenda, premiers contacts, suivi logistique).

SOFT SKILLS

• Autonomie et sens de l’initiative avec une réelle aptitude à résoudre les problèmes
• Anticipation et proactivité : savoir préparer les réunions et déplacements en amont, anticiper les besoins du DGA et des directeurs, et proposer des améliorations continues dans l’organisation.
• Discrétion et sens de la confidentialité, indispensables compte tenu des informations sensibles traitées.
• Agilité et rigueur pour s’adapter à un environnement dynamique tout en maintenant un haut niveau de fiabilité et de précision.

Détails du contrat :

CDD dans le cadre d’un remplacement d’une salariée en congé maternité

Statut : Cadre Forfait Jour

30 jours ouvrés de congés payés/an + 17 jours de repos cadre à proratiser au temps de présence

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyance

Prise de poste : 17 novembre 2025

L’ensemble des Collaborateurs et des Collaboratrices de l’Ecole sont sensibilisés sur les questions d’inclusivité, qu’il s’agisse du handicap, du genre ou de l’égalité des chances. Notre école accorde une importance clé à l’inclusivité qui s’incarne dans deux de nos piliers stratégiques : durabilité/pérennité et inclusivité.