Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant de direction

Missions / conditions d'exercice

Missions générales du poste:
- Assister le Directeur dans son activité quotidienne
- Assister le Directeur dans la préparation des manifestations
- Assister le Directeur dans la préparation de documents protocolaires
- Assurer les missions de secrétariat de la Direction
- Assurer un lien entre les différents chefs de service de la Direction

Activités:
- Réaliser l’accueil téléphonique de la Direction : répondre aux demandes, orienter les usagers, transmettre les messages
- Suivre et mettre à jour l’agenda du Directeur (planification des rendez-vous et des réunions, réservation des salles)
- Participer aux réunions de la Direction selon les besoins : prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Effectuer la mise en forme, la mise sous pli et l'envoi des invitations protocolaires ou des courriers pour le Président
- Réaliser la validation de cartons d'invitation, plaques inaugurales et tous autres supports protocolaires aux partenaires extérieurs
- Elaborer les badges, signalétique, etc. pour les manifestations
- Garantir la gestion des fournitures administratives via les téléprocédures
- Garantir la gestion des envois mensuels
- Géré la validation des fiches manifestations en lien avec la chefferie de cabinet
- Participer à l’organisation des voyages officiels du Président

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Formation, diplômes, permis :
Niveau Bac à Bac + 2 (BTS secrétariat) souhaité
Permis souhaité

Savoirs
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques et outils de gestion des bases de données
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance du territoire (organisme extérieurs, préfecture, Mairie, Conseil Général)
- Connaissance de l'organisation de la collectivité

Savoir-faire :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Organiser et gérer la communication en situation d'urgence
- Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers ou documents
- Construire des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
- Elaborer des supports de communication
- Organiser son travail et ses dossiers
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Maîtrise des outils bureautiques, d’internet et du publipostage
- Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-être:
- Rigueur
- Réactivité
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Confidentialité
- Sens relationnel

Temps de travail et horaires:
Horaires variables et parfois en dehors des heures de travail classique.
Eventuellement, contrainte horaire liée aux besoins du Président et aux manifestations.
Possibilité de travailler les weekend et les jours fériés.