Gestionnaire processus sessions et subventions (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du Directeur, et au sein du collectif de la direction, sa mission est de coordonner et suivre la procédure de préparation et d’exécution des sessions ainsi que les processus des subventions. Il contribue également aux chantiers administratifs et financiers transversaux (contrôle interne et prévention des risques, relation usagers …).

Il travaille en forte transversalité avec les assistants et gestionnaires des services, la responsable administrative et financière de la direction, le service administratif et financier de la DGA. Il participe au comité de direction.

Missions / conditions d'exercice

1) Coordonner et suivre la préparation et l’exécution des sessions

· Etablir et assurer le respect du retroplanning
· Organiser et classer les documents
· Diffuser les consignes et vérifier leur bonne application
· Organiser les comités de lecture amont avec le service administratif et financier
· Préparer les dossiers des PRE-CET et CET
· Préparer les rapports de régularisations
· Assurer une première lecture et vérifier la complétude des rapports dans Posactes et assurer le lien avec le SAF DGA EFS
· Transmettre les lettres de rejets des services dans le processus de validation, avec un contrôle préalable et suivi jusqu’au retour des lettres validées transmises aux services
· Superviser l’actualisation des téléservices

2) Coordonner et suivre le processus de traitement des subventions
· Réceptionner et diffuser aux services concernés les dossiers de demande de subvention, assurer leur réorientation éventuelle au SDS
· Garantir le respect des traitements par un processus de suivi et de relance régulier des services (caducité, rejets…)
· Superviser les campagnes annuelles d’annulation en lien avec le SAF DGA EFS
· Préparer auprès de la responsable administrative et financière les éléments d’information relatifs au suivi des dispositifs et au suivi budgétaire des subventions
· Contribuer à la mise en place et alimenter des indicateurs d’activité et de résultats sur l’ensemble du périmètre de la Direction, et veiller à l’appropriation et à la régularité de la démarche par les équipes

3) Contribuer aux démarches de contrôle interne et cartographie des risques
En collaboration avec la responsable administrative et financière :
· Contribuer à la mise à jour de la cartographie des risques avec les services : préparation et suivi des réunions ; mise à jour de l’outil dédié
· Contribuer au contrôle interne (élaboration, actualisation et suivi des procédures ; classement et diffusion des documents …)
· Etablir des bilans d’activités, mettre en œuvre et exploiter des indicateurs de suivi, Participer et alimenter les fonctions de veille et d’évaluation des stratégies mises en place au sein de la direction

4) Mission ponctuelle
· Pendant les périodes de congé de l’assistante de direction : suivre les demandes de note (diffusion aux services, mise à jour du tableau de suivi…)

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité

Profils recherchés

Savoirs
- Bonne connaissance du fonctionnement des institutions et de la collectivité régionale
- Connaissance du règlement financier régional
- Connaissances administratives (marchés publics, subventions), budgétaires et comptables (instruction, liquidation)
Savoir-faire
- Maîtrise des outils de bureautique avancée (Excel, ….)
- Maîtrise des outils Astre GF, Aiden, POSACTES et Portail décisionnel.
- Savoir analyser l'environnement et les contraintes pour apporter un appui à la décision
- Capacité à hiérarchiser les priorités et gérer les situations de tensions et d'urgence

Savoir-être
- Esprit d’initiative
- Rigueur et sens de l’organisation
- Bon relationnel
- Capacité et goût à travailler en équipe
- Disponibilité / réactivité

Formations et diplômes
- Formation supérieure de niveau Bac + 3 ou plus

Caractéristiques, modalités et contraintes du poste
Modalités de travail
- Absence de contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public.
- Télétravail possible maximum deux jours par semaine
- 1 jour fixe au bureau (mardi)
- Temps plein avec une nécessaire adaptabilité des horaires
- Travail en transversalité
- Déontologie spécifique au poste :
· confidentialité de certaines données concernant les entreprises
· respect du processus décisionnel propre à l'institution
· devoir d'alerte vis-à-vis de la hiérarchie

NBI - NON