GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF H/F - EC158803

Apporter un appui administratif, documentaire et analytique aux activités de recherche, d’expertise et d’interprétation menées dans le domaine des tunnels routiers.Analyser et appuyer les Bureaux d’études lors de l’élaboration des Dossiers de Sécurité (DS) et de la rédaction des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE).Contribuer à la production annuelle des livrables techniques et institutionnels du service au travers de l’élaboration des bilans d’activitéApporter une aide permanente au Chef de Service et aux responsables de division en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.Assister le Chef de Service dans la gestion des dossiers spécifiques et transversaux relatifs au bon fonctionnement du service.Coordonner, gérer et contrôler l’ensemble des procédures de gestion administrative du personnel dans le cadre des règles statutaires. Assurer la gestion et le suivi des dossiers techniques et administratifs en étant garant du formalisme en vigueur (Bilans d’activité, Dossiers de Sécurité et Dossiers d’Ouvrages Exécutés)Participer aux exercices de sécurité annuels, analyser les points forts et perfectibles et les retranscrire dans un compte rendu synthétisé et complet.Organiser les réunions techniques (convocations, ordres du jour, comptes rendus)Suivre les échéances et les livrablesGérer les correspondances avec les sociétés prestataires et les exploitants des Tunnels Marseillais.Archiver de façon structurée et assurer une traçabilité documentaireRechercher et analyser les textes réglementaires relatifs aux tunnels routiersAssurer une veille technique et réglementaire à la fois sur le plan administratif mais également liée au domaine des Tunnels RoutiersTenir à jour et gérer les bases documentaires internesÉlaborer les bilans d’activité annuels (collecter et consolider les données relatives aux missions réalisées par le Service Tunnels, suivre les indicateurs d’activité et les tableaux de bord, rédiger le bilan d’activité annuel du service en analysant les données et les évolutions (trafic, typologie d’interventions, délais)Assurer l’accueil téléphonique et physique.Tenir à jour les tableaux de bord administratifs (gestion de personnels, EPI, formations, gestion et suivi des marchés, suivi et gestion du volet financier du service…)Organiser l’agenda du chef de serviceSuivre le courrier dans AIRMESSAssurer la gestion du personnel : mise à jour des dossiers, suivi des formations, gestion des congés dans ASTRE, gestion et suivi des heures supplémentaires, des astreintes et des différentes primes du service, gérer le suivi des CET et effectuer le suivi de l’absentéisme.Préparer les dossiers des divers déplacements des agents du service dans le respect de la règlementation (ordre de mission, état de frais).Garantir le rôle d’interface avec la DRCAssurer la gestion administrative et financière des différents marchés du service. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)Capacités de recherche documentaire avancéeCompréhension des documents techniques Connaissance du cadre réglementaire des infrastructures routières (appréciée)