PMO AI MAIA - Marseille (IT)

Contexte et objectifDans le cadre du déploiement d?un programme d?Intelligence Artificielle à l?échelle d?un groupe international, le programme dispose déjà d?un cadre de gouvernance établi, de checklists de déploiement et d?outils de monitoring. La mission est centrée sur l?exécution opérationnelle du PMO. Les outils et mécanismes de gouvernance existants doivent être opérés, maintenus et améliorés. Le PMO aura pour rôle d?assurer une coordination quotidienne fiable du programme, de préparer les instances de gouvernance, de sécuriser la readiness des déploiements, de coordonner la gestion et le provisioning des utilisateurs et de maintenir une vision claire et fiable de l?avancement opérationnel. Missions principales1. Gouvernance et comitologiePréparer et faciliter les réunions Daily : agenda, revue du statut, priorités, blocages, actions et suivi. Préparer les supports des réunions Weekly Sponsors en consolidant les contributions des différents streams. Vérifier les chiffres clés et identifier les points nécessitant une attention particulière. Structurer les décisions et les éventuelles escalades. Préparer les Monthly Steering Committee : agenda, statut consolidé du programme, deployment readiness, chiffres utilisateurs, risques, décisions et suivi des actions. Maintenir le calendrier de gouvernance. S?assurer que les contributions attendues sont collectées dans les délais. Rédiger les comptes rendus, décisions et action trackers. Assurer le suivi des actions jusqu?à leur clôture. 2. Deployment Readiness et gestion des checklistsMaintenir la deployment checklist pour chaque vague de déploiement ou population cible. Vérifier que chaque élément requis est complété, documenté et formellement contrôlé avant le déploiement. Identifier les informations manquantes, dépendances et éventuels retards. Mobiliser les responsables concernés afin de sécuriser la réalisation des actions. Organiser régulièrement des readiness reviews. Fournir une vision claire des éléments complétés, en attente et bloqués. Escalader les blocages et décisions non résolus lorsqu?ils peuvent impacter la readiness du déploiement. Garantir l?alignement entre les checklists, les actions et le statut de gouvernance. 3. User Management et User ProvisioningCoordonner la préparation des populations utilisateurs et le provisioning. Consolider et valider les listes utilisateurs transmises par les différentes entités ou responsables de déploiement. Coordonner les équipes techniques et métiers afin de garantir le provisioning des utilisateurs selon la séquence de déploiement définie. Suivre le statut du provisioning. Identifier et suivre les exceptions, rejected records, doublons et actions de remédiation. Maintenir des chiffres fiables concernant les utilisateurs ciblés, soumis au provisioning et effectivement provisionnés. Garantir la traçabilité des demandes, validations et statuts de réalisation. 4. Program Monitoring et suivi des indicateursMaintenir le planning intégré existant. Maintenir l?action log, le risk & issue log et la vision des principaux milestones. Collecter, vérifier et consolider les chiffres nécessaires aux supports de gouvernance. Préparer les données destinées aux Weekly Sponsors et Monthly Steering Committee. Suivre l?avancement du programme. Identifier les écarts, blocages et dépendances. Garantir la cohérence entre les différents trackers, checklists et supports de gouvernance. Maintenir une source d?information fiable et cohérente pour le programme. 5. Continuous Improvement et AutomationIdentifier les activités PMO répétitives, manuelles ou à faible valeur ajoutée. Simplifier ou automatiser les activités récurrentes. Utiliser les outils d?IA et d?automatisation pour accélérer la collecte des informations, la préparation des réunions, la rédaction des comptes rendus, le suivi des actions et la consolidation des statuts. Améliorer les templates et trackers existants. Éviter de reconstruire les outils existants lorsqu?ils répondent déjà au besoin. Documenter les workflows automatisés. S?assurer que les automatisations restent facilement utilisables par les équipes internes. Livrables attendusDaily GovernanceAgenda préparé. Revue du statut et des priorités. Suivi des actions et blocages. Action tracker mis à jour. Weekly SponsorsSupport consolidé. Chiffres vérifiés. Statut du programme. Principaux risques et points d?attention. Décisions et actions à suivre. Monthly Steering CommitteeSupport de gouvernance. Statut consolidé du programme. Deployment readiness. Chiffres utilisateurs. Risques et décisions. Suivi des actions. Deployment ChecklistChecklist à jour. Éléments complétés et preuves associées. Owners identifiés. Statuts et échéances. Blocages et dépendances. User Provisioning TrackerPopulation cible. Statut du provisioning. Exceptions et rejets. Actions de remédiation. Chiffres consolidés. Program ControlMilestones. Actions. Risques. Issues. Dépendances. Decision log. Profil candidat: Expérience requiseExpérience confirmée en tant que PMO sur un programme complexe, transverse ou de transformation. Solide expérience en préparation de gouvernance, action tracking, risk & issue management et coordination multi-stakeholders. Expérience dans la gestion de checklists opérationnelles détaillées. Capacité à mobiliser les différents contributeurs et à suivre les actions jusqu?à leur réalisation. Très bonne maîtrise de PowerPoint et Excel. Capacité à produire des supports de gouvernance clairs, fiables et synthétiques. Expérience dans des environnements impliquant des équipes métiers et techniques. Intérêt pour les sujets liés à l?IA, l?automatisation et l?amélioration continue. Compétences clésPMO / Program Management Program Governance Comitologie Deployment Readiness User Management User Provisioning Action Tracking Risk & Issue Management Planning et suivi des milestones Coordination multi-stakeholders Reporting et consolidation de données Excel PowerPoint Automation AI-enabled ways of working Qualités recherchéesHands-on, structuré et rigoureux. Proactif dans la collecte des informations et le suivi des actions. Capable de relancer et mobiliser les bons interlocuteurs. À l?aise avec les équipes business et techniques. Capable de comprendre les chiffres et de challenger les incohérences. Capable de maintenir une source unique et fiable de l?information. Autonome, pragmatique et orienté exécution. Capable de prendre rapidement en main des outils et routines déjà en place. Orienté amélioration continue et automatisation.