Gestionnaire administratif du CESER (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Gestionnaire administratif du CESER

Missions / conditions d'exercice

Missions générales du poste :
- Assister quotidiennement le Secrétaire général dans le bon fonctionnement administratif du CESER, par l’instruction, le suivi et la coordination des dossiers
- Assurer la gestion et l’organisation de l’agenda du Président du CESER et du Secrétaire général
- Assurer le suivi des projets transversaux du secrétariat général en lien avec l’équipe pour la prépa duration des sessions plénières
- Traiter les besoins et dossiers en lien dans le respect des règles et des procédures nécessitant un soin et une attention particulière

Activités
Assurer la gestion administrative du Secrétariat général :
- Participer aux réunions : prise de notes, rédaction de comptes rendus et de synthèses à caractère décisionnel ou stratégique, émissions des listes d’émargement
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des correspondances institutionnelles (Présidence du CESER, SGAR, préfecture, organismes représentés au CESER)
- Assurer la gestion de l’agenda et des rendez-vous du Président du CESER et du Secrétaire général
- Préparer et structurer les dossiers en vue des rencontres, réunions
- Assurer l’interface entre la Présidence, le Secrétariat général, les services, le Cabinet et les conseillers du CESER
Coordonner et suivre la préparation des sessions plénières en lien avec la Secrétaire générale, le pôle études et le pôle communication :
- Etablir et suivre le rétroplanning du passage des avis en Assemblée plénière
- Centraliser, vérifier et organiser les documents de communication en vue de l’ordre du jour de la séance (avis, rapports, notes, annexes)
- Assurer le suivi administratif et la coordination des explications de vote en lien avec les animateurs de Collèges et les assistants

Contribuer à la démarche de communication du CESER :
- Assurer la diffusion des productions du CESER via Augure (documents, avis, rapports, publications)
- Suivre et analyser les indicateurs de diffusion et de valorisation des travaux du CESER
- Participer à la réalisation du bilan d’activité du CESER
- Concevoir et mettre à jour des supports écrits et outils internes (fiches contact, fiches procédures, livret d’accueil, outils de suivi des avis)
- Assurer le suivi administratif des présentations des avis du CESER devant les CET de la Région, en lien avec le pôle études et le Cabinet
- Contribuer à l’accueil des nouveaux conseillers et agents (formalités, information, documentation)

Missions ponctuelles
- Gérer le suivi administratif des dossiers individuels des conseillers CESER
- Assurer le suivi des indemnités et des éléments associés

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs :
- Connaissance de l’organisation de la collectivité et des compétences pluridisciplinaires de la Région
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Savoir-faire :
- Compétence avérée dans le secrétariat/assistanat
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser/qualifier ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution et rendre compte
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et en particulier les logiciels internes Teams, Augure.
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier et les transmettre correctement
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs

Savoir-être :
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles
- Gestion du stress
- Faire preuve de méthode et d'organisation et d’anticipation
- Dynamisme
- Réactivité
- Polyvalence
- Capacité de synthèse et d’analyse

Formation :
Bac à Bac +3
Permis B