Gestionnaire administratif (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Gestionnaire administratif (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions
- Coordination et suivi du dispositif de suivi de l’occupation du domaine public des EPLE
– utilisation des locaux scolaires
- Coordination et suivi des sessions de vote : Gérer la préparation, le calendrier, l’exécution des sessions de vote, appui des chargés de missions
- Réaliser les tâches de gestion et de vérification inhérentes à cette fonction
- Gestionnaire administrative dans les dossiers du chef de service et de son adjoint en termes d'organisation, de traitement des informations, d'accueil, et suivi des dossiers.
- Référente Allo Région
Activités
- En qualité de gestionnaire de l’occupation du domaine public:
- suivi de l’instruction administrative du dispositif conventions d’utilisation des locaux scolaires, gestion complète de ce dossier de l’instruction jusqu’à la finalisation des conventions,- suivi et mise à jour des tableaux de bord relatifs à l’occupation du domaine public des lycées,
- faire le lien entre les différents interlocuteurs : établissements scolaires, les communes et les agents du servie voire de la Direction.
- En qualité de gestionnaire des sessions du SFDG :
- Coordination de l’équipe pendant les sessions de vote, rôle d’organisation et de suivi dans la diffusion des consignes,
- suivi de l’activité et de l’appui technique des agents : rédaction des rapports, annexes et éléments liés aux sessions de vote et à leur exécution.
Traiter les arrêtés et les notifications des participations financières
- Autres missions de gestion administrative :
- Gestion administrative du dispositif des carnets de correspondance (enquête, suivi avec la DCM et le prestataire)
- Organisation des réunions de dialogue de gestion mails, et de l’orientation des lycées vers les différents chargés de mission du Service
- Organiser des réunions sur les autres thématiques du Service, rédaction des comptes rendus des réunions de service
L ’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L ’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires
Bonne connaissance du fonctionnement de l'institution et des procédures internes
Connaissance du fonctionnement des EPLE
Notions juridiques en lien avec l’occupation du domaine public
Savoir faire
Maitrise des logiciels bureautiques, AIDEN, Elise, PosActes, Astre GFGérer et organiser l'agenda du service
Organiser et assurer la logistique des réunions : dossiers, salles, matériel
Mettre à jour les bases d'information
Maitrise des techniques d'accueil
Savoir être
- Réactivité
- Esprit d'initiative
- Méthode et rigueur
- Aptitude au travail en équipe
- Aisance rédactionnelle
- Relationnel et Sens du service public
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Devoir d'information et d'alerte
FORMATIONS ET DIPLÔMES
Niveau Bac à Bac +2 souhaitée, expérience en organisation souhaitée