Assistant administratif appels d'offres H/F

Présentation de la société

Vous souhaitez rejoindre une structure à taille humaine où votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à piloter plusieurs sujets administratifs en simultané seront pleinement reconnus ? Ce poste offre un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise.

BLISS RECRUTEMENT, cabinet de recrutement indépendant recherche pour l’un de ses clients un Assistant administratif appels d'offres H/F à Marseille (13) .

Le poste :

• Intérim 6 mois renouvelable ;
• 39h/semaine du lundi au vendredi (8h-12h et 13h-17h, le vendredi 16h) ;
• Poste polyvalent à forte dimension opérationnelle et administrative ;
• Interface entre direction, équipes internes, clients, fournisseurs et comptabilité ;
• Environnement structuré, à taille humaine.

Description

Le contexte :

Vous rejoignez une entreprise technique où la qualité du suivi administratif est essentielle au bon fonctionnement de l’activité.

Votre rôle sera central entre la direction, les équipes internes, les clients, les fournisseurs et le cabinet comptable.
Le sujet prioritaire du poste concerne la gestion administrative complète des appels d’offres : récupération des dossiers, préparation des pièces administratives, contrôle des documents techniques transmis en interne et dépôt final sur les plateformes dédiées.

Vos missions :

Sur la partie appels d’offres :

• Identifier et retirer les dossiers sur les plateformes de marchés publics ;
• Préparer l’ensemble du volet administratif (DC1, DC2, documents réglementaires, pièces administratives) ;
• Vérifier la conformité des documents transmis par les équipes internes (BPU, mémoires techniques, pièces contractuelles, etc.) ;
• Mettre en forme les documents et générer les versions PDF ;
• Déposer les dossiers sur les plateformes sécurisées ;
• Utiliser la signature électronique pour finaliser les dépôts ;
• Assurer le suivi des différentes phases : candidature, offre et négociation.

Sur la partie administrative :

• Gérer le standard téléphonique et le traitement des emails ;
• Assurer les tâches administratives courantes et le suivi documentaire ;
• Saisir les pointages journaliers dans le logiciel de gestion ;
• Établir les devis et assurer leur suivi ;
• Préparer les contrats de location ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers commerciaux ;
• Gérer la facturation clients selon les process internes ;
• Déposer les factures de vente sur Chorus Pro ;
• Assurer le suivi des règlements et relancer les impayés ;
• Contrôler les factures fournisseurs et effectuer les rapprochements nécessaires ;
• Préparer les éléments variables de paie pour transmission au cabinet comptable.

Exigences

Qui êtes vous ?

• Expérience confirmée sur un poste administratif polyvalent ;
• Maîtrise de Chorus Pro ;
• Connaissances en IA (type CHAT GPT ou autre…) pour synthétiser des cahiers des charges volumineux (CCTP) et optimiser la rédaction de mémoires techniques ;
• Expérience indispensable dans la gestion administrative des appels d’offres dématérialisés ;
• Bonne maîtrise des plateformes de marchés publics et de la signature électronique ;
• La connaissance de Ciel Gestion Commerciale est un plus ;
• Rigueur, autonomie et sens des priorités ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Bon relationnel et excellente organisation.

Avantages

Ce que nous vous proposons :

• Une rémunération comprise entre 2 200 à 2 500€ brut mensuel selon profil et expérience.
• Un poste central au sein d’une structure à taille humaine ;
• Des missions variées avec un réel niveau d’autonomie ;
• Un environnement stable et opérationnel.

Vous maîtrisez les appels d’offres et recherchez un poste polyvalent où votre expertise administrative sera reconnue ? Nous avons hâte d’échanger avec vous !