Gestionnaire des Fichiers Protocolaires (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.

Contexte

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 5 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :

• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville ;
• Le service transport de personnes dédié aux déplacements protocolaires.

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui, un(e) gestionnaire des fichiers protocolaires.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions
Votre rôle consistera à :

• Renseigner, vérifier et transmettre des fichiers protocolaires ;
• Échanger avec les partenaires extérieurs pour complétude des fichiers (Forces Vives…) ;
• Assurer l’envoi d’invitations et la constitution de fichiers spécifiques et ciblés (thématiques, dates particulières, commémorations, hommages…) ;
• Organiser et planifier des actions devant être menées au regard des agendas protocolaires (repérage des priorités et dates butoirs) ;
• Créer et mettre à jour des tableaux de suivi (nombre d’invités, nombre de réponses positives et de refus, nombre de participants finaux, comparatifs…) ;
• Collaborer avec le graphiste pour la création des cartons d’invitations et autres supports utiles aux évènements (chevalets, signalétique, …) ;
• Échanger avec l’équipe en charge de la réservation des salles pour configuration des évènements organisés à l’Hôtel de Ville ou au Pharo (prise en compte des jauges maximales des espaces…) ;
• Proposer de nouveaux contacts à insérer dans les fichiers, eu égard aux grands axes décidés par la municipalité (suivi de l’actualité, analyse des enjeux, développement des réseaux..).

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).

Votre lieu de travail
Hôtel de Ville – Quai du Port – 13002 Marseille

Profils recherchés

Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un diplôme Bac à Bac + 2 dans le domaine et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.

Vous connaissez l’organisation municipale, le fonctionnement et le rôle des collectivités ainsi que leurs divers partenaires institutionnels.
Doté(e) d’excellentes compétences en reporting, vous maîtrisez l’outil informatique et savez établir des tableaux de suivi.

Dynamique et motivé(e), vos qualités relationnelles et votre sens de l’organisation vous permettent de développer les réseaux et les partenariats.

Disponible et rigoureux(euse), vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie.

Reconnu(e) pour votre esprit d’équipe et votre sens du service public, vous êtes en mesure de vous adapter à un environnement de travail évolutif.

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