Assistant administratif du pôle accompagnement des territoires

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Contexte professionnel
L’ARBE est un établissement public de coopération environnementale. Cette agence publique régionale accompagne les collectivités dans la mise en œuvre de projet territorial et d’actions de préservation de la biodiversité et de transition écologique.
Pour cela, elle s’appuie sur le pôle accompagnement des territoires composé de 15 agents qui apportent des conseils et un appui aux communes et EPCI sur leurs projets de transition écologique. Dans ce cadre, le pôle propose plusieurs services :
- Une conseil individuel de premier niveau sur nos sujets d’expertise, notamment grâce au formulaire «Je pose ma question »
- Des dispositifs d’engagement [label, charte, reconnaissance] pour structurer les démarches, bénéficier d’un accompagnement personnalisé et valoriser l’engagement des collectivités et entreprises.
- Des journées techniques permettant des temps d’échanges entre pairs et un apport de connaissance
- Des outils technique et méthodologique : guide technique, memento, clip …
Ce sont ainsi chaque année plus de 360 appuis de premier niveau qui sont réalisés, une cinquantaine de visites de collectivités réalisées parmi les 210 collectivités engagées dans les dispositifs et une dizaine d’évènements organisés.

Interlocuteurs
Rattaché au Pôle Accompagnement des territoires, vous serez amené à travailler en étroite collaboration avec la responsable du pôle et l’ensemble des chargés de mission du pôle. Vous serez également en relation avec les autres assistantes de l’agence et la responsable des affaires générales.

Vous serez amené également à être en relation avec les partenaires de l’agence, ainsi que des élus et services de collectivités territoriales que l’ARBE accompagne (communes, EPCI).

Missions / conditions d'exercice

Activités principales
Secrétariat
- Gestion du standard téléphonique du pôle
- Traitement du courrier
- Gestion du stock des fournitures du bureau et des publications
- Gestion des contacts du pôle de la base de données

Gestion financière
- Gestion des bons de commande
- Suivi des dépenses

Gestion administrative en appui aux missions :
- Gestion des déplacements des chargés de mission (réservation des voitures, trains, hôtels)
- Gestion des visites de sites dans le cadre des labels
- Relecture, mise en forme et suivi des courriers

Activités secondaires :
- Accueil des nouveaux arrivants dans le pôle
- Participation aux réunions d'équipe (points infos, réunions de pôle, réunions du personnel)
- Participation au groupe interne des assistantes
- Classement et archivage

En lien avec la direction générale :
- Gestion de stock pour les fournitures de bureau de l’Agence en lien avec l’assistante de direction dans une logique d’écoresponsabilité
- Mise à jour des outils mutualisés de l’Agence dans le cadre de la logistique des évènements : inventaires des salles, répertoire des traiteurs dans une logique d’écoresponsabilité

Profils recherchés

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances
- En gestion administrative
- En secrétariat
- Du fonctionnement des collectivités

Savoir-faire :
- Utiliser les outils de bureautique, visio conférences et logiciels métiers
- Organiser la logistique d’évènements
- Travailler en équipe

Savoir-être :
- Rigueur et capacités organisationnelles
- Bonne présentation, grande aisance relationnelle, et sens de la diplomatie
- Sens du travail en équipe
- Capacités d’initiative
- Force de proposition
- Capacités d’adaptation
- Intérêt pour la protection de l’environnement

Formation pré-requise (niveau – diplôme)
- BAC+2, diplôme de secrétariat ou assistante de gestion
- Être titulaire du concours d’adjoint administratif territorial de la fonction publique

Permis B obligatoire