Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Assistant de direction (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Sous la coordination de la directrice et en collaboration avec la seconde assistante de direction, apporter une aide permanente à la directrice des Finances et de l’Appui et au Pilotage ainsi qu’aux autres cadres de la direction en termes d’organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de préparation et de classement des dossiers et de préparation des moments forts de la direction. Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction. Suivre et gérer les dossiers administratifs.

Missions ou activités ponctuelles :

- Assister la directrice et les cadres de la direction en matière d’organisation, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers
- Tenir l’agenda et gérer le secrétariat de la directrice, des directeurs délégués, des chefs de services et des responsables d’unités
- Organiser et planifier des réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Garantir le suivi, la mise à jour et la diffusion des informations de service (notes internes, formulaires, communications générales, etc)
- Rédiger et saisir des notes et des courriers et, plus généralement, des travaux de bureautique et en assurer le suivi et la mise en circuit (Elise et parapheurs)
- Préparer les dossiers nécessaires aux réunions de travail
- Assurer la coordination et la gestion administrative des dossiers de la direction en lien avec la Directrice
- Assurer le contrôle qualité des documents transitant par la direction
- Contribuer au process d’organisation du secrétariat
- Participer aux réunions des Comités de direction et rédiger les comptes-rendus ;
- Réceptionner, enregistrer, répartir et assurer le suivi du traitement du courrier
- Contribuer à la préparation des temps forts de la direction et organiser les déplacements, les réunions et les séminaires
- Production délibérative : Assurer la diffusion des notes de procédure et veiller à leur respect
- Garantir la tenue des délais de production
- Coordonner la préparation du projet d’ordre du jour des rapports présentés par la Direction
- S’assurer de la bonne utilisation du logiciel de gestion des délibérations PosactesSaisir / corriger les documents déposés sur Posactes
- Coordonner la préparation des commissions
- Assurer l’interface avec le service des Assemblées
- Préparer et diffuser les documents à destination des élus
- Contribuer à l’organisation du visa financier au sein de la direction.
L’ agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires :
Bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités localesMaîtrise des suites bureautiques (word, excel, Outlook, Teams, Sharepoint…)

Savoir faire :
Connaissances d’Astre GF, Elise, PosactesUtilisation de l’intelligence artificielle
Elaborer un planning

Savoir être :

- Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
- Sens de l’organisation et de l’initiative
- Rigueur
- Discrétion et confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité
- Anticipation
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Capacité à gérer dans l'urgence et dans le stress

FORMATIONS ET DIPLOMES
Niveau Bac à Bac+ 2 -BTS apprécié
Expérience d’assistant au sein d’une direction / service financier appréciée