Assistant(e) de Direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Contexte

La Mairie des 6e et 8e arrondissements est un territoire d'une superficie de 21,61 km² et compte près de 125 000 habitants. Ce territoire est riche de nombreux lieux emblématiques de Marseille : Notre Dame de la Garde, le stade Vélodrome, la Cité Radieuse, le Parc Borély, le Parc Chanot, le littoral Sud, le Cours Julien et Notre Dame du Mont… et de nombreux noyaux villageois, véritables lieux de vie riches de leurs spécificités et diversités.

Fort de ses atouts, ce secteur accueille de nombreux événements tels que la Coupe du Monde de Rugby, les Jeux Olympiques ainsi que des festivals saisonniers. Il attire ainsi de nombreux publics, de l’ensemble de la ville ou des touristes venus d’ailleurs.

Tournée vers ses habitants dans un rôle de proximité quotidienne, la Mairie de Secteur a pour mission d’apporter un service public de qualité à ses usagers, de veiller à l’amélioration continue du cadre de vie, et de créer du lien en proposant une programmation d’animation et d’activités riche et ouverte à toutes et tous. Tournée aussi vers l’avenir, la Mairie de Secteur porte également des chantiers structurants dont l’impact concerne l’ensemble de la Ville.

Elle est engagée dans un projet de modernisation visant à améliorer l’efficacité globale de son action au service des habitants, en adaptant son organisation et ses pratiques.

A la suite d’une mobilité, la Mairie de secteur des 6ᵉ et 8ᵉ arrondissements, recherche un(e) Assistant(e) de Direction. Sous l’autorité du Directeur Général des Services (DGS), vous avez pour mission d’assurer la gestion administrative et organisationnelle de la Direction Générale des Services et intervenez en appui direct sur les dossiers stratégiques. Ainsi, vous occupez une position centrale au sein de l’organisation et contribuez à la sécurisation, à la fluidité et à l’efficacité de l’action de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

Assurer le secrétariat de direction :

• Organiser et optimiser l’agenda du/de la DGS : prise de rendez-vous, planification et coordination des réunions internes et externes ;

• Gérer le courrier, les appels téléphoniques et les sollicitations diverses ;

• Traiter, rédiger et mettre en forme tout type de documents (notes, courriers, comptes rendus, documents réglementaires) ;

• Garantir la fiabilité et la fluidité des circuits de validation et de signature ;

• Assurer un rôle d’interface entre la DGS, les élu(e)s, les services et les partenaires institutionnels.

Assister le DGS dans la préparation et le suivi des dossiers :

• Préparer les dossiers du/de la DGS, notamment dans le cadre de réunions à forts enjeux (Madame la Maire, élus, Comités de Direction, réunions en mairie centrale…) ;

• Participer à la structuration et au suivi des dossiers stratégiques ;

• Assurer le suivi des décisions et veiller au respect des échéances ;

• Organiser et structurer le dossier partagé du DGS afin d’en garantir la traçabilité et la sécurisation.

Superviser la préparation des séances du Conseil d’arrondissements et gérer l’affichage réglementaire :

• Veiller à la transmission des documents dans les délais et formats réglementaires ;

• S’assurer de la complétude et de la conformité des dossiers ;

• Coordonner la circulation des informations entre les services concernés ;

• Organiser le classement et l’archivage des actes et documents officiels.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail selon le cadre défini par la Direction

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire a minima du baccalauréat, vous justifiez d’une expérience confirmée en secrétariat de direction, idéalement acquise auprès d’une Direction Générale, d’un cabinet ou au sein d’un environnement institutionnel exigeant. Une formation complémentaire en assistanat de direction (BTS, DUT ou équivalent) constitue un atout apprécié.

Le poste s’inscrit dans le cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux. Une connaissance approfondie du fonctionnement des mairies de secteur, du statut de la Fonction Publique Territoriale ainsi que des règles administratives applicables aux collectivités territoriales est attendue.

Vous maîtrisez les procédures relatives aux délibérations, arrêtés, notes de service et actes administratifs, ainsi que les circuits de validation et de signature propres à une organisation municipale.
Vous disposez d’une excellente maîtrise du Pack Office et êtes à l’aise avec les outils métiers, notamment l’application Web Arrêtés.

Véritable collaborateur(trice) de confiance, vous disposez d’une maturité professionnelle vous permettant d’évoluer au cœur d’un environnement décisionnel et de gérer des interlocuteurs de haut niveau. Vous savez faire preuve de loyauté, de discrétion absolue et de discernement.
Doté(e) d’un excellent sens de l’organisation, vous êtes en capacité de hiérarchiser les priorités, d’anticiper les besoins du DGS et de sécuriser les échéances. Disponible, autonome et réactif(ve), vous savez travailler avec méthode dans un contexte rythmé et exigeant.
Diplomate et doté(e) d’une intelligence relationnelle affirmée, vous appréciez le travail en transversalité et savez-vous positionner avec justesse au sein d’une organisation institutionnelle.

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