Assistant(e) de Direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.

Contexte

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :

• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville ;
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui un(e) assistant(e) de direction.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :
Apporter un soutien administratif et logistique dans la gestion des dossiers, l’organisation de l’activité, la planification des évènements et la circulation des informations.
Vous êtes en charge de :
• Effectuer un accueil physique et téléphonique ainsi que les réservations (salles de réunion, déplacements..) ;
• Planifier et organiser des réunions ou visio-conférences ;
• Gérer l’agenda ;
• Réceptionner des courriers ou parapheurs et en assurer la diffusion et/ou le suivi ;
• Mettre en forme des courriers, les enregistrer, les archiver et les diffuser
• Préparer des dossiers et constituer des archives (dématérialisées ou non) ;
• Procéder aux commandes de fournitures de bureau ;
• Résoudre des problèmes logistiques ou informatiques de 1er niveau en lien avec les services compétents.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports…).

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire d’un niveau BAC, vous avez des compétences en secrétariat et une expérience professionnelle dans le domaine.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et la prise de notes.
Organisé(e), vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie, vos capacités d’adaptation, de rigueur et de réactivité.
Vous savez faire preuve de sérieux, de réserve et de discrétion.

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