Assistant administratif (H/F)

Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie, vous intervenez en tant qu’assistant(e) administratif(ve) pour un bureau d’études dans le ferroviaire.

Missions principales

1️⃣ Support administratif et gestion documentaire

• Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes.

• Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels.

• Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités.

2️⃣ Suivi administratif des projets

• Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus.

• Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes.

• Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs).

3️⃣ Gestion des commandes et facturation

• Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires.

• Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements.

• Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet.

4️⃣ Organisation logistique et support aux équipes

• Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés.

• Gérer les approvisionnements de bureau et le matériel documentaire (copies, impressions, reliures) nécessaires aux activités du bureau d’études.

• Être le point de contact administratif pour les équipes terrain et participer à la coordination des interventions en lien avec les plannings projets.

Profil recherché

Formation

• Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire.

Expérience

• Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire.

• Une expérience chez SNCF Réseau est un atout majeur

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED).

• Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés.

• Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet.

• Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels.

• Anglais technique souhaité pour la lecture de documents et échanges occasionnels.

Conditions d’emploi

• Type de contrat : CDI, CDIC ou mission freelance selon profil et besoin.

• Localisation : Marseille

• Processus de recrutement : étude du dossier, entretien RH et entretien opérationnel.

• Prise de poste : dès que possible.

Si vous souhaitez contribuer au bon déroulement des projets ferroviaires en apportant votre soutien administratif et organisationnel, rejoignez nos équipes pour participer à des missions techniques et structurantes.