Assistant de direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant de Direction (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions générales du poste :
L’agent a en charge l’assistance de l’activité quotidienne du Directeur des ressources humaines et de l’équipe de direction.
Il sera plus précisément chargé de :
- Organiser et préparer les dossiers liés à l’activité du Directeur et des directeurs adjoints
- Assurer l’interface avec ses interlocuteurs (directeurs délégués, chefs de services, interlocuteurs internes à l’institution, et partenaires extérieurs)
- Réaliser le secrétariat de la direction dans un objectif de traitement optimal de l’information
- Assurer un rôle facilitateur pour le directeur en faisant preuve de réactivité dans le traitement des commandes

Activités :
- Organiser et préparer les dossiers liés à l’activité du Directeur et des directeurs adjoints
- Faire preuve d’anticipation sur l’activité du Directeur et l’alerter sur les informations nécessaires à recueillir, les interlocuteurs à solliciter et les dossiers à préparer
- Organiser les rendez-vous, les réunions, les groupes de travail à la demande du Directeur
- Mettre à jour l’agenda du Directeur et des directeurs adjoints
- Préparer et constituer les dossiers de façon cohérente et pertinente en fonction du fond des dossiers
- Rechercher et être attentif aux informations utiles au Directeur
- Alerter sur les arbitrages attendus, les échéances à respecter, les actes administratifs à signer
- Traiter et suivre les rapports présentés en sessions
- Assurer l’interface avec ses interlocuteurs (directeurs délégués, chefs de services, interlocuteurs internes à l’institution, et partenaires extérieurs)
- Informer, accueillir et orienter les agents s’adressant à la Direction des ressources humaines
- Répondre aux sollicitations des directeurs délégués, des chefs de service sur le suivi des dossiers qui les concerne
- Communiquer aux agents de la direction, les arbitrages rendus par le directeur suite à leur sollicitation
- Etre présent, si nécessaire, aux réunions de Direction en présence des directeurs délégués et chefs de service avec prise de notes
- Réaliser le secrétariat de la direction dans un objectif de traitement optimal de l’information
- Assurer le suivi des parapheurs papiers et numériques à la signature du Directeur et transmettre à la Direction générale
- Traiter les appels téléphoniques entrants
- Saisir, mettre en page des notes, courriers, documents de travail à la demande du directeur
- Traiter le courrier à l’attention du Directeur
- Classer et archiver les documents de la direction
- Suivre la GITT du directeur (organisation de déplacements) et des agents de la direction
- Tenir à jour les informations sur Intranet, notamment celles relatives à la Direction des ressources humaines
- Assurer un rôle facilitateur pour le directeur en faisant preuve de réactivité de manière globale dans son activité et dans le traitement des commandes
- Faire preuve de réactivité dans le traitement des commandes adressées à la Direction et notamment celles émanant de la Direction générale et du Cabinet du Président
- Alerter le Directeur sur ces demandes
- Relayer ces demandes aux agents compétents dans les services
afin de fluidifier l’information et apporter une réponse de qualité
- Faire preuve d’anticipation en alertant les agents de la direction sur l’activité du Directeur et les informations nécessaires à recueillir et les dossiers à préparer

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Formation, diplômes, permis :
- Bac à Bac +2
- Expérience confirmée sur des fonctions d’assistance de direction

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l’Institution Régionale
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance de l’organigramme de la Direction des ressources humaines et de ses compétences

Savoir-faire :
- Faire preuve d’anticipation et de réactivité
- Assister l’activité du directeur sur l’ensemble des thématiques
- Rédiger, compétences rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de la Collectivité (Word, Excel, Powerpoint, Elise, Roomiong’it, Astre RH, Gedelib,…..),

Savoir-être :
- Aptitude à l’autonomie, la polyvalence et au travail en équipe
- Disponibilité
- La rigueur.
- L’initiative et l’anticipation.
- Un bon relationnel et le sens de l’écoute.
- Le goût et l’aptitude pour le travail en équipe.
- Une bonne résistance au stress
- Faire preuve d’organisation

Temps de travail et horaires :
Contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public