Coordinateur Administratif

Les journées s'enchaînent entre la gestion des documents, le suivi des opérations et la coordination avec les équipes du terrain. Vous êtes au cœur du bon déroulement administratif du service Field Service. Vous apportez un soutien essentiel au Coordinateur Field Service pour assurer la fluidité de la facturation et le respect des procédures internes. Vous veillez à la précision des données, à la conformité des pièces et au suivi rigoureux des étapes administratives, depuis la clôture des interventions jusqu'à la création du débit mémo. Vous travaillez en lien étroit avec les équipes opérationnelles et administratives, dans un environnement où la rigueur et la clarté des informations sont déterminantes. Votre sens de l'organisation et votre attention aux détails garantissent la fiabilité des dossiers traités. Vos principales responsabilités couvrent les domaines suivants :

• Créer les demandes de débit mémo selon les procédures internes
• Établir et contrôler les avoirs en coordination avec le service concerné
• Suivre et gérer les acomptes liés aux prestations Field Service
• Vérifier la conformité des demandes de débit ou crédit mémo
• Apporter un appui administratif au Coordinateur Field Service sur les opérations courantes
• Collecter et contrôler la documentation non technique issue des chantiers
• Classer et archiver les documents sur M-Files dans les répertoires appropriés

Ce poste s'adresse à une personne méthodique, à l'aise dans le traitement de volumes d'informations et capable de maintenir une qualité constante dans le suivi administratif. Ce poste demande une personne rigoureuse, à l'aise avec les outils numériques et habituée à manipuler des données financières et administratives.

• Maîtrise de SAP, notamment les modules CS et Project (transactions : DP90, VA01-VA02-VA03, IW32-IW33…) indispensable
• Connaissance des outils CRM, idéalement Salesforce
• Excellente maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral
• Anglais opérationnel pour la communication interne et la lecture de consignes
• Bonne maîtrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams…)
• Compréhension des notions financières liées à la facturation et aux coûts

Les atouts qui feront la différence :

• Communication claire et capacité à développer un réseau interne solide
• Réactivité et gestion efficace des priorités
• Suivi attentif du "Work in progress" et du "Time to invoice"
• Sens du contrôle et de la gestion des coûts
• Adaptabilité face aux imprévus
• Connaissance de la fiscalité en lien avec la marine marchande