ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE ET ACHATS H/F

A propos de Acta Vista: Depuis 2002, ACTA VISTA développe des chantiers d'insertion et de formation qualifiante aux métiers du patrimoine, dédiés aux personnes les plus éloignées de l'emploi. Nos Missions : Réveiller les pierres, révéler les hommes !
ACTA VISTA accompagne chaque année plus de 500 demandeurs d'emploi en déployant une approche unique: En osant confier les supports les plus prestigieux à des personnes éloignées de l'emploi, elle leur permet de retrouver confiance, fierté et pose les jalons de leur inclusion sociale et professionnelle.
Votre mission: GESTION DES ACHATS
Une fois une commande validée en fonction du schéma délégataire, il/elle passe la commande, sa livraison et son règlement. Il/ elle contribue au suivi des dépenses engagées et la comptabilisation de ces dernières. Il/elle archive les factures et recherche les factures non parvenues en lien avec les clôtures comptables.
Selon les sollicitations, il/elle recherche des fournisseurs sur la base du cahier des charges transmis et établit les différents devis.
Il/elle suit dès lors une base de données fournisseurs et de prix, les ouvertures de compte et le lien avec le groupement d'achats.
Il/elle est garant-e du respect du process achat et contribue à son amélioration, tant dans les outils que dans sa dimension éco-responsable

GESTION DES MOYENS GENERAUX
Il/elle assure les commandes de consommables, du matériel informatique et téléphonique, fournitures administratives et des équipements individuels de protection pour les salariés
Il/elle assure le suivi du parc de véhicule (suivis des contrats et des mouvements du parc, gestion du quotidien : relevés kilométriques, calendriers de réservation, amendes, réparations, restitution)
Il/elle gère avec l'appui du SG le suivi du parc informatique, logiciel et téléphonique Il/elle suit les contrats (qualité, délais, livraison, paiement) en lien avec les différents intervenants (fournisseurs, autres services internes) et fait remonter tout dysfonctionnement aux personnes ressources
Il/elle mène régulièrement des inventaires, le stockage des archives papiers avec l'aide de l'exploitation et la société d'archivage.

SUIVI ADMINISTRATIF DES FINANCEURS ACTA, BAO FORMATION ET LA CITADELLE
Il/elle constitue la partie administrative des demandes de subventions et réponses aux appels d'offres
Il/elle constitue la partie administrative des bilans financiers.

RELATIONS
En interne : En étroite collaboration avec l'ensemble des services et plus particulièrement avec l'équipe comptabilité et sa responsable ainsi que les équipes techniques
En externe : En relation avec les fournisseurs
Votre profil: Plus qu'un profil type, nous recherchons une personne souhaitant s'engager dans une aventure humaine forte et dans une fonction indispensable au développement des actions de l'association.

SAVOIR-FAIRE/ COMPÉTENCES TECHNIQUES
Connaissance du secteur associatif, des différents dispositifs de financements publics
Connaissance des marchés publics.
Connaissance de la comptabilité associative
Compétences commerciales
Sensibilité à la démarche RSE.
SAVOIR-ÊTRE APTITUDES COMPORTEMENTALES
Réactivité et disponibilité à l'égard de la structure
Bon relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs tant internes qu'externes
Capacité à mettre en lien et orienter vers les personnes ressources
Polyvalent et méthodique, rigueur et sens de l'organisation
Capacité d'analyse et de négociation
Dynamisme et prise d'initiative, souci de l'amélioration continue
Discrétion et confidentialité
Curiosité envers la nouveauté.