Assistant du Chef de cabinet (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant du Chef de cabinet (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :
du poste - Assister quotidiennement le Président en étroite collaboration avec la chefferie de Cabinet

Activités:
- Traiter et orienter les appels téléphoniques
- Organiser l'agenda du chef de cabinet
- Traiter et suivre la boite mail « chef cabinet » et la boite mail « secrétariat cabinet »
- Organiser les déplacements du chef de cabinet
- Etablir quotidiennement le dossier du chef de cabinet en fonction de ses rendez-vous et de ses déplacements
- organiser les réunions préparation séquences du Président en lien avec les chargés de mission
- Saisir le courrier du Président, du chef de cabinet et de son adjoint
- Centraliser les demandes d'audience
- Rédiger des courriers
- Aider à la préparation de l’assemblée plénière et des réunions afférentes
- Assurer le secrétariat du conseiller sécurité
- En lien avec la chefferie de Cabinet, assurer le suivi de l’agenda du Président et la gestion de ses déplacements pendant l’absence de son secrétariat.

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations. L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs :
- Technique de secrétariat, parfaite maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Elise, e-mission, Outlook, Condeco
- Connaissance des acteurs institutionnels
Savoir-faire
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
- Rendre compte
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics

Savoir-être
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles

Formation, diplômes, permis :
Niveau Bac à Bac +2
Permis B