Assistant de services charges et contrats H/F

A propos de Unicil - Groupe Action Logement: Depuis 1949 au service du logement des salariés, UNICIL est une Entreprise sociale pour l'Habitat, filiale immobilière du groupe Action logement. Elle gère un patrimoine de plus de 32 000 logements dans la région Sud et développe une offre de logements accessibles et adaptés aux besoins des salariés et des territoires.
Ainsi, Unicil est aux côtés des entreprises et des collectivités pour apporter un habitat diversifié et équilibré et contribuer au développement local.

Notre dynamique de développement patrimonial, nous place parmi les tous premiers investisseurs immobiliers de la région. Nos domaines d'intervention sont nombreux :
- Développer et diversifier une offre de logements sociaux adaptée là où les besoins de logement sont les plus pressant ;
- Participer à l'aménagement et la rénovation des quartiers, à la dynamisation des centres-villes, à la résorption de l'habitat indigne, à l'amélioration des copropriétés dégradées ;
- Entretenir et rénover le patrimoine tout en apportant sa contribution au développement durable ;
- Vendre des logements pour favoriser l'accession sociale à la propriété ;
- Accompagner les salariés et les populations les plus fragiles et participer à la vie des quartiers.

Chiffres clés 2024
- 32 659 logements
- 2529 logements agréés
- 514 collaborateurs
- 1er producteur social en Région Sud depuis 5 ans
- Présence sur près de 160 communes des Bouches-du-Rhône, du Vaucluse, du Var, des Hautes-Alpes, Alpes de Haute Provence.. Votre mission: UNICIL, acteur majeur de l'immobilier et premier producteur de logement social en Région Sud, ouvre ses portes à de nouveaux talents passionnés. En tant que filiale immobilière du groupe Action Logement, nous sommes fiers de contribuer activement au logement social dans la Région Sud PACA, avec un patrimoine de plus de 34 000 logements.

Pour notre pôle charges et assurances, nous sommes à la recherche d'un Assistant de service charges et contrats H/F en CDD basé à Marseille 6ème.

Vous réalisez principalement des actes administratifs concourants à la continuité de service dans les résidences. Vous organisez le traitement de la circulation de l'information pour le compte de l'unité de travail ou en son sein, exécutez différentes missions administratives et suivez les dossiers en cours.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :

Gestion administrative de l'activité
-Rédiger les comptes-rendus de réunions et les diffuser après validation
-Réceptionner et traiter le courrier externe/interne
-Assurer le classement et l'archivage des dossiers
-Gérer les besoins en fournitures de l'ensemble des collaborateurs de l'unité de travail

Gestion des contrats
-Réceptionner les demandes de modifications de marchés et réaliser les avenants ou ordres de service correspondants sur les supports dédiés
-Suivre le circuit de signatures et relances pour le respect des délais
-Assurer la traçabilité des avenants dans les outils dédiés

Relations locataires et fournisseurs
-Procéder à l'accueil physique et téléphonique
-Gérer le suivi des réclamations des locataires
-Mettre en place l'information mensuelle des locataires

Gestion des appels de fonds syndic
-Enregistrer les appels de fonds reçus des différents syndics dans le SI dédié
-Assurer un appui pour l'enregistrement des PV d'A.G. et convocations

Gestion des consommations d'eau
-Suivre mensuellement les " alertes fuite " - info locataire SMS
-Participer au contrôle annuel des consommations intégrées dans le système d'information permettant d'ajuster les provisions pour charges appelées mensuellement aux locataires. Votre profil:
Nous recherchons une personne répondant aux critères suivants :
Formation : Bac +2 (BTS, DUT)
Expérience : 2 ans sur un poste similaire
Compétences essentielles : maîtrise des outils bureautiques de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), outils collaboratifs, SPO, SAGHA, QUALIAC, IBAYA
Vos atouts pour briller à ce poste : excellentes qualités relationnelles, écoute et diplomatie, rigueur et méthode, sens des priorités, autonomie, dynamisme, réactivité.

Votre sens de l'adaptation vous permettra de vous épanouir, de réussir pleinement dans ce poste et d'évoluer au sein de notre société.