Chef du service administratif et financier DGEFS (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Finances > Gestion et ingénierie financière

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe, le/la chef de service garantit la sécurisation administrative et juridique des actions de la Direction générale économie formations et santé.

A ce titre, il doit piloter les activités du service et animer l’équipe, renforcer la cohérence, l’efficacité et la qualité de la gestion de la direction générale et mettre en place les process permettant le contrôle interne de gestion.

Il s’assure également de l’application des procédures de maîtrise des risques et de la bonne prise en compte des règles de gestion.

Il participe aux chantiers transversaux de la direction générale et de l’Institution, anime l’accompagnement administratif et juridique des équipes opérationnelles et assure le relais avec les directions fonctionnelles.

Missions / conditions d'exercice

Gestion budgétaire, comptable et financière :

- Assurer l’interface avec la Direction des Finances et de l’Appui au Pilotage (DFAP)

- Piloter la préparation budgétaire (BP, BS, DM, CA…) et le suivi de l’exécution budgétaire (suivi des consommations, transferts de crédits, constatation des créances et suivi de l’émission des titres de recettes, etc.)

- Veiller à la bonne élaboration des PPI

- Coordonner l’accompagnement des équipes opérationnelles dans la gestion financière et mettre en place un appui sur l’application des procédures

- Garantir le suivi et l’analyse des recettes et des outils de financement

- Mettre en place l’analyse de l’évolution budgétaire, bilans et outils d’aide à la décision

Gestion administrative et juridique

- Assurer la relation avec le service Assemblées et Commissions

- Organiser la préparation des sessions au sein de la DG EFS, proposer et veiller à la mise en œuvre le rétro-planning

- Sécuriser l’établissement et la conformité de l’ensemble des documents nécessaires au déroulement des instances des sessions (ordre du jour, rapports, tableaux de suivi, fiches résumés, requêtes, notes, conventions…..)

- Relire les rapports avant signature de la DGAS

- Assurer la sécurisation juridique et administrative des actes présentés (délibérations, conventions, partenariat, cadres d’intervention, dispositifs…)

- Mettre en œuvre l’organisation des pré-commissions

- S’assurer du respect des délais

- Coordonner et suivre la signature des conventions, contrats, etc.

Contrôle interne et maîtrise des risques :

- Piloter le contrôle interne au sein de la direction générale,

- Etablir, en concertation avec els directions, les process et en assurer la bonne réalisation des contrôles internes

- Organiser le suivi d’indicateurs d’activité et d’efficience en lien avec les directions et missions de la DGEFS

- Organiser la mise en place des contrôles internes de chaque outil de financement (subvention, participations, avances remboursables, dotations de fonds….)

- Organise des contrôle internes par échantillonnage conduit par le SAF

- Elaborer et rédiger des processus internes et des procédures, en concertation avec les directions

- Assister les directions dans les dialogues de gestion et en assurer la traçabilité et la centralisation.

Déploiement des grands projets administratifs transversaux de la DGEFS :

- Participer à la coordination des projets administratifs transversaux pour la DGEFS

- Coordonner l’élaboration des documents attendus sur les démarches engagées par l’Institution (contrôle CRC, enquête MESR (ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche), coordination budget vert, rapport d’activité, éléments pour le CESER)

- Contribuer à l’élaboration de procédures (identification des domaines, analyse organisationnelle, diagnostic…)

- Concevoir et mettre en place des outils d’analyse et de pilotage interne (tableaux de bord, histogrammes…) en matière d’exécution budgétaire, de suivi des sessions et des marchés

- Garantir la fiabilité des informations recueillies et des tableaux de bord

L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et le cas échéant au moyen de formations. L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d’activité

Profils recherchés

Savoirs
- Excellente connaissance des procédures administratives et financières de l’institution régionale

- Bonne connaissance du territoire

- Connaissance des champs du développement économique, de l’innovation, de la recherche de la formation professionnelle, de la santé

- Maîtrise du fonctionnement des collectivités,

- Maitrise des logiciels métiers

- Techniques et outils de gestion de bases de données

- Expression orale et écrite de qualité

Savoir-faire
- Manager des projets

- Expérience dans la conduite du changement souhaitable

- Encadrer et animer une équipe

- Gérer les situations de tensions et d’urgences

- Conduire une réunion

- Coordonner des négociations et des concertations

- Hiérarchiser et qualifier les priorités

- Maîtrise des procédures administratives et de gestion financière de l’Institution, notamment maîtrise du processus de traitement des demandes de subventions et des marchés publics

Savoir-être
- Capacité à animer

- Appétence à travailler en transversalité

- Sens des responsabilités et des priorités

- Capacité d’argumentation et de négociation

- Rigueur, organisation et méthode

- Capacités relationnelles pour créer des synergies avec les partenaires

- Ouverture d’esprit

- Résistance aux tensions

- Aisance sur l’expression écrite et orale

- Discrétion

Formations et diplômes
Formation supérieure ou expérience exigée sur des fonctions similaires contrôles administratifs, financiers et gestion des indicateurs