Gestionnaire administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Gestion d'un secrétariat d'une division en état-major.

Missions / conditions d'exercice

- Gérer le courrier entrant/sortant; réceptionner et diffuser les documents internes et externes à l'unité vers les bureaux concernés ou les entités extérieures ;
- gérer, structurer et uniformiser les documents édités par les bureaux de la division; effectuer l'accueil physique/ téléphonique/ mail, des interlocuteurs internes et externes à l'unité
- tenir à jour le calendrier et connaître le plan de charge des bureaux de la division ;
- organiser les rendez-vous au profit des différents bureaux;
- préparer les réunions sur demande des bureaux.
- superviser et suivre les déplacements professionnels;
- organiser le corpus documentaire de la division (physique et numérique) ;
- suppléer le correspondant informatique ;
- rédiger et suivre les messages d'autorité (NEMO);
- suivre, gérer et déclarer les jours d'activité des réservistes;
gérer l'approvisionnement des fournitures bureautiques et de propreté.

Profils recherchés

Expérience similaire souhaitée.
Conditions de diplômes requises par le cadre d' emploi