ASSISTANT(E) DE DIRECTION Coopérations et Affaires Générales | Direction des Affaires Médicales

Envie de valoriser vos compétences organisationnelles et relationnelles au sein d'une équipe engagée ?

Rejoignez la Direction des affaires médicales et contribuez activement à la coordination et au suivi des activités stratégiques du service.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) de Direction au sein du secteur Coopérations et Affaires Générales de la Direction des Affaires Médicales, pour l'Assistance Publique des hôpitaux de Marseille

La Direction des Affaires Médicales (DAM) a pour mission de gérer l'ensemble du personnel médical de l'AP-HM (praticiens seniors, internes et étudiants). A ce titre, elle assure la gestion administrative des carrières, des effectifs, de la paie et du suivi du budget du personnel médical. Elle contribue à l'attractivité et à la fidélisation des équipes médicales au sein de l'AP-HM.

L'Assistance Publique des hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (APHM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.
Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé.
L'APHM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran.

Vos missions principales

1) Vous assurez la gestion du secrétariat de la Direction des Affaires Médicales :
Vous gérez les agendas des directeurs des affaires médicales,
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des professionnels, ainsi que leur orientation vers les interlocuteurs concernés,
Vous gérez les flux de communication du secrétariat, qu'ils soient électroniques ou postaux, afin de garantir le traitement et l'orientation des demandes et documents vers les services compétents,
Sécuriser le circuit des signatures : réception et ventilation des parapheurs,
Vous prenez en charge les tâches logistiques du service : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.

2) Assurer le suivi des renouvellements des responsables médicaux :
Vous assurez le suivi administratif et organisationnel des renouvellements des chefferies de pôle et de service :
Vous coordonnez les différentes étapes des procédures de renouvellement et d'appel à candidatures,
Vous assurez le suivi des dossiers de candidature et l'information des instances concernées,
Vous organisez les commissions d'analyse des candidatures et assurez le suivi des nominations,
En lien avec les services concernés, vous veillez à l'accompagnement des candidats retenus,
Vous mettez à jour les outils de suivi et assurez le suivi administratif des primes associées.

3) Missions particulières
Dans le cadre de vos fonctions, vous :
Participez à la mise en uvre des dossiers relevant du Département coopérations et affaires générales,
Contribuez à la préparation des instances et réunions auxquelles participe la Direction des affaires médicales,
Assurez la continuité d'activité du département en participant au remplacement des autres professionnels lorsque nécessaire.
Le profil que nous recherchons

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un Bac (ou équivalence)
Vous possédez d'une formation en assistanat de direction, gestion administrative ou secrétariat, et/ou d'une expérience sur un poste similaire, idéalement acquise au sein d'un établissement de santé.

Vos compétences

Reconnu(e) pour votre sens de la coopération, vous contribuez à une dynamique collective positive.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez prioriser vos tâches et assurer un suivi fiable et efficace de vos dossiers.
Doté(e) d'excellentes qualités relationnelles, vous communiquez avec aisance avec vos interlocuteurs internes et externes, en faisant preuve de diplomatie et de professionnalisme.
Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité, vous assurez le traitement des informations sensibles avec intégrité et discernement.
Investi(e) et consciencieux(se), vous possédez un fort esprit de responsabilité ainsi qu'un réel sens de la loyauté institutionnelle, vous permettant d'agir avec engagement dans l'exercice de vos missions.
À l'aise avec les outils numériques, vous maîtrisez les logiciels bureautiques et particulièrement Excel, que vous utilisez pour le suivi, l'analyse et la gestion des données.

Ce que nous vous proposons
Statut : Adjoint administratif ou équivalent (si contractuel)
Poste à temps complet : 39 h par semaine avec 19 RTT par an
28 jours de congés annuels par an

Vos avantages

Un CE/CGOS attractif
Une facilité d'accès à des places en crèches
Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
L'accès aux restaurants du personnel des différents sites à un tarif avantageux