Assistant des conseillers (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant des conseillers (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions générales du poste
Au sein de la mission accueil et secrétariat, l’assistant administratif a en charge l’organisation et le suivi des dossiers traités conformément aux procédures administratives, techniques et réglementaires, qui lui ont été indiquées.
Il veille à l’actualisation des tableaux de suivi des dossiers, garantit la relation avec les interlocuteurs internes et externes et participe à l’organisation des activités de la mission.
-
Activités - Traiter et orienter les appels téléphoniques
- Organiser les agendas et les déplacements des Conseillers
- Etablir les dossiers numériques et physiques des Conseillers en fonction de leurs rendez-vous et de leurs déplacements
- Rédiger des mails, des courriers de soutien et de remerciements
- Assurer le suivi des courriers sur Logiciel « ELISE » : relances et suivi des actions
- Participer à l’organisation des « Séquences Président », en lien avec les acteurs extérieurs pour définir les contours de l’organisation
- Participer à la relecture des rapports : vérification de forme et de fond (orthographe, charte, sigle)
- Garantir la gestion du courrier interne et externe, entrant et sortant
- Gérer les fournitures

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Formation, diplômes, permis:
Niveau Bac à Bac +2

Savoirs :
- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil

Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle et orale
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Recevoir, filtrer les orienter les appels téléphoniques
- Rendre compte
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics
- Maitrise des logiciels numériques/bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Savoir-être :
- Discrétion et confidentialité
- Devoir de réserve
- Autonomie
- Rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Sens du travail en équipe
- Devoir d'information et d'alerte
- Aptitudes relationnelles

CARACTERISTIQUES - MODALITES ET CONTRAINTES
Temps de travail et horaires
Temps complet et contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public