Assistant marchés (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant marchés (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :
- Préparation du dossier marché, légalisation, notification et information des services prescripteurs d’achats
- Participer au reporting de l’activité de l’Unité
- Accueil physique, téléphonique des candidats aux marchés de la DCPA
- Traitement des courriers et courriels externe des candidats aux marchés entrant à la direction.
Activités :
- Préparer le dossier marché, vérifier la signature électronique, mettre en signature le marché ou l’avenant, légaliser le marché, gérer au besoin les rectifications de transmission au contrôle de légalité en lien avec le chef de l’Unité et/ou du Service Ingénierie des Contrats concerné, rédiger le courrier de notification, assurer le suivi de la notification du marché ou de l’avenant au titulaire concerné, diffuser le marché ou l’avenant sur DEMAT AO à la direction concernée
- Assurer le suivi d’actes relatifs à l’exécution des marchés, des avenants, des nantissements, des sous-traitances.
- Participer activement au reporting de l’activité de traitement des marchés, contrats sur OKAVEO ainsi que la complétude des tableaux de bord de pilotage de l’activité de l’Unité (marchés, avenants, sous-traitance, nantissement...) au fur et à mesure de l’avancement du dossier.
- Assurer l’accueil physique des entreprises : réceptionner les copies de sauvegarde, échantillons remis en mains propres ou autre document ; Assurer l’accueil téléphonique des candidats aux consultations marchés, des services de la Région ou des partenaires de la Région.
- Traiter les courriers et courriels entrants des entreprises et usagers de la Région - Consulter Elise, à tour de rôle, tous les jours
- Assurer le suivi des parafeurs entrants et sortants de l’Unité en lien avec la Direction - Classer les dossiers marchés et archiver en papier ou de façon numérique les marchés, avenants et contrats.
- Complétude les données de la commande publique dans le logiciel dédié.
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires :
- Connaissance de l'institution régionale et de son fonctionnement
- Connaissances de base en marchés publics
- Aptitude à l’accueil des usagers
- Aptitude au reporting et partage de l’information
Savoir faire :
Maîtriser les actes relatifs à la procédure de passation des marchés ;
- Organiser son travail et partager ses dossiers
- Maîtriser les outils bureautiques (WORD et EXCEL) et métiers (OKAVEO, GECCO, AWS, E ATTESTATION, E-FAST)
- Appliquer les règles déontologiques du métier
Savoir être :
- Aptitudes relationnelles
- Sens et goût de l'accueil
- Sens de l’organisation et du travail méticuleux
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité de communication et de partage de l’information
- Sens du travail en équipe