Assistant(e) Secrétaire (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein du Service Vie des Assemblées, du Pôle Instances et Vie de
l’Assemblée de la Direction des Affaires Juridiques et des
Assemblées, rattachés à la Direction Générale Adjointe « Maîtriser nos Moyens », vous êtes chargé(e) du secrétariat pour
un(e) élu(e).
Contexte
Vous assistez un(e) élu(e) sur l’ensemble de ses missions dans le cadre de son mandat. Vous assurez les missions de
secrétariat et d’assistant(e) administratif(ve), et vous êtes le point d’entrée de l’élu(e) pour les services de la Ville de
Marseille, les administrés et les partenaires extérieurs

Missions / conditions d'exercice

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que la gestion du
courrier ; apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations
(téléphoniques, mails ou courriers) ; recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
informatiques ;
• Gérer l’agenda de l’élu(e) ; organiser les réunions et préparer les dossiers ; réserver les salles et gérer les invitations, les
déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement) et accompagner l’élu(e), le cas échéant, sur site
lors des réunions ou des manifestations ;
• Rédiger des synthèses, des comptes-rendus et prendre des notes ; effectuer les recherches documentaires, ou des
revues de presse spécialisées, en vue de l’intervention de l’élu(e) ;
• Contribuer à la collecte et au classement des éléments de réponses aux interviews de la presse ;
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers : analyser les informations, identifier et saisir les services internes ou
externes compétents, rédiger et vérifier les réponses ;
• Élaborer des tableurs, des graphiques et des documents de présentation.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...).
• Possibilité de télétravail
Votre lieu de travail
Hôtel de Ville – Quai du Port - 13002 Marseille

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !
Disponible et réactif(ve), vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes doté(e) de capacités d’adaptation et d’excellentes qualités rédactionnelles.
Vous disposez du sens de l’organisation et de la discrétion.
Rejoignez-nous !