Assistant(e) d'Accueil et des Moyens Généraux

AcSent Services est la Société mère animatrice d'un groupe d'entreprises régionales d'envergure nationale, spécialisée dans la restauration et l'hôtellerie pour les établissements médico-sociaux (EHPAD, FAM, MAS, ESAT…), avec une haute qualité de prestations de services. Chez acSent services, vous rejoignez une entreprise à taille humaine, singulière, engagée, et proche de ses équipes. Le groupe se développe continuellement sur les différents territoires dans lequel il intervient à travers la France. Dans ce cadre nous recherchons un(e) assistant(e) pour aider les différentes directions de services dans la réalisation de leurs missions. Vos missions Rejoindre acSent, c'est avoir la chance d'intégrer une entreprise en forte croissance qui vous permet de faire évoluer vos compétences en continu du fait de votre collaboration avec les équipes de direction du groupe. Rattaché(e) au Directeur des Achats, vous jouerez un rôle central dans la coordination administrative, l'organisation interne et le bon fonctionnement quotidien de nos activités. Vous contribuerez activement à la fluidité des échanges, à la qualité de l'accueil et au soutien logistique des équipes et serez également le point d'entrée de nos contacts externes. Vous aurez notamment pour missions de :

• Assurer la coordination des agendas, et le suivi des présences dans les bureaux partagés
• Assurer l'accueil physique des visiteurs et la gestion du standard téléphonique,
• Participer à l'organisation des comités de direction et des séminaires groupe,
• Assurer la gestion du courrier
• Gérer la logistique des déplacements et les réservations des différents collaborateurs (restaurants, hôtels, transports)
• Participation à l'animation de la vie de plateau et au renforcement du lien entre services et organiser les événements des équipes d'acSent Services
• Gérer les réservations des salles de réunion et assurer leur préparation et leur remise en état à l'issue des formations,
• Assister les différentes directions dans la production documentaire et logistique (frappe et mise à jour de documents, de présentation, aide à la production des appels d'offres et ouvertures de sites, numériser et classer des dossiers, répondre à des enquêtes…),
• Suivre les dossiers transverses aux différentes directions (suivi des check-lists d'ouverture, tableaux de suivi des établissements, immatriculation des établissements…),
• Aiguiller les demandes internes vers les bons interlocuteurs
• Assurer le suivi logistique des matériels et des services (commandes de matériels et papèterie, gestion de la maintenance des locaux, des installations, du matériel…),
• Gérer les tâches découlant des œuvres sociales.

Salaire : en fonction de l'expérience, à négocier Statut : Agent de maîtrise Avantages :

• Tickets restaurant - 10€ - prise en charge employeur 6€
• Mutuelle
• Prévoyance

Très bonnes conditions de travail au siège du groupe basé à Marseille 8éme.

• BTS assistanat de direction ou assistanat de PME-PMI
• 3 ans minimum d'expérience dans des fonctions similaires, comportant de la gestion de moyens généraux
• Très bonne maîtrise des outils du pack office avec un intérêt important pour l'informatique en général
• Ouverture aux nouveaux outils (Canva, IA…)
• Capacité à gérer de multi-tâches et de multi- interlocuteurs, vous arrivez à trouver des solutions quelques soient les sujets
• Vous savez gérer vos priorités et êtes force de proposition
• Très bon relationnel - Organisation et rigueur - Autonomie - sens du service - réactivité et discrétion