CHARGE ADMINISTRATIF ET GESTION (H/F)

L’ASSOCIATION

Depuis plus de 30 ans, l’Acelem développe des actions culturelles de proximité au coeur des quartiers marseillais.

À travers ses Espaces Lecture et ses interventions hors les murs, l’association agit pour favoriser l’accès à la lecture, à l’écriture et à la culture auprès des publics éloignés.

Forte d’une équipe de 23 salariés et soutenue par des partenaires publics et institutionnels, l’association poursuit aujourd’hui une phase de structuration et de consolidation de son organisation interne.

LA MISSION

Rattaché(e) à la direction, vous contribuez à la gestion administrative, financière et RH de l’association et participez activement à la fiabilité de son fonctionnement.

L’exercice du poste s’organise autour de 4 missions principales :

1. Gestion administrative générale (20 %)

Assurer l’accueil téléphonique et physique du siège

Organiser la gestion documentaire et assurer la rédaction / mise en forme des documents (courriers, comptes rendus, tableaux de suivi)

Organiser la logistique des réunions internes et des conseils d’administration

2. Suivi financier et subventions (30 %)

Préparer et transmettre les pièces comptables au cabinet d’expertise

Assurer le suivi des factures, règlements et notes de frais

Mettre à jour les outils de suivi budgétaire (Excel, ERP)

Contribuer au montage administratif et au suivi des dossiers de subvention

3. Appui administratif au suivi d’activité (30 %)

Participer à la préparation des rapports et bilans d’activité annuels en appui à la direction

Assurer le suivi, la centralisation et la synthèse des éléments transmis par les équipes

Mettre à jour les tableaux de suivi interne et outils de reporting

Contribuer à la diffusion des informations et documents internes

4. Suivi administratif des ressources humaines (20 %)

Assurer la gestion administrative des dossiers salariés (contrats, mutuelle, visites médicales)

Préparer les éléments variables de paie en lien avec le cabinet social

Mettre à jour des plannings et diffusion des informations internes