Assistant de Direction (h/f)

Votre mission

L'agence ADECCO Tertiaire recherche pour l'un de ses clients concession automobile basée sur Marseille 13008 un Assistant de Direction h/f

Informations contrat :

-Poste en intérim - 35H00 semaine du Lundi au Vendredi
-Smic à définir
-Amplitude horaires selon 08H00 à 17H00 (variable en fonction des journées)

Tâches / missions :

1) Sécretariat

· Gérer l’agenda du directeur éventuellement celui du CODIR (agenda partagé) ;
· Participer au CODIR ;
· Préparer les conférences téléphoniques, les réunions diverses ;
· Participer aux réunions et gérer la prise de note
· Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion ;
· Réceptionner le courrier, le distribuer et le classer ;
· Élaborer les courriers et note de service du directeur et des membres du CODIR de l’établissement ou de la plaque ;
· S’assurer du suivi des demandes du directeur (relancer le cas échéant des services concernés) ;
· Gérer les titres de mission et billetterie éventuelle de voyage ;
· Suivre le planning sur GTA des congés du comité de direction / CODIR plaque ;

2)Administration

· Assurer certaines tâches transversales à toutes les activités (commandes papeterie, cartes de visite, fournitures diverses dans l’outil HAPPI)
· Assurer le suivi des notes de frais ;
· Gérer les demandes d’emploi avec réponse aux candidats ;
· Gérer les dossiers des stagiaires et jeunes en formation (apprentis, C.Q.P) ;
· Gérer les assurances V.S et les sinistres ;
· Gérer les contraventions et décaissements éventuels ;

Mission Relais RH

· Archiver numériquement les pièces constituant le dossier d’embauche, les documents du dossier du personnel dont les jeunes en formation (apprentis, C.Q.P) ainsi que les fichiers de rémunérations variables, animations (suivi chèques cadeaux en fonction de l’organisation locale)….), absences/présences (arrêt maladie (y compris mi-temps thérapeutique), planning OPO, permanence du samedi,…)
· Gérer/centraliser les contrats d’intérimaires, les relevés d’heures ;
· Documenter le registre du personnel ;
· Organiser les visites médicales (VIP, VMA) et mise à jour des informations (embauches sorties, …) à destination de la médecine du travail (notamment par le biais de l’outil internet) ;
· Gérer les demandes de badge pour les nouveaux embauchés ;

Votre profil

Formations recommandées : de Bac à Bac +3.
Connaissances : Maîtrise du secrétariat et capacités rédactionnelles, Maîtrise des outils informatiques (bureautique, systèmes d’informations), bonnes connaissances de l’organisation de l’entreprise, bonnes connaissances des standards qualités.
Expérience : 4 à 5 ans d’expérience minimum sur une fonction de secrétariat ou d’assistante.

Aptitudes :

Aptitudes génériques : confidentialité, discrétion, loyauté, intégrité, esprit d’équipe, curiosité d’esprit, identification des problèmes, exigence, confiance en soi.
Aptitudes métier : Classements d’informations, rigueur, capacité d’adaptation, communication, sens du client, esprit d’initiative.

A propos de nous

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