Assistant(e) de Direction - Direction d’Appui Fonctionnel DGATL (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La DGA Ville du Temps libre regroupe quatre directions : La Direction de la Culture en charge de l'action culturelle et des équipements culturels, la Direction des Sports, chargée de l'animation et de l'exploitation des équipements sportifs, la Direction de la Mer et du Littoral, en charge de la protection du littoral et des activités liées à la mer et la Direction de l’appui fonctionnel qui assure la gestion des moyens (RH, budget, juridique, marchés, logistique, informatique travaux/sécurité) de la DGA.

Contexte

Au sein de la Direction d’Appui Fonctionnel (DAF) de la DGA Ville du Temps Libre, et sous son autorité, l’assistant(e) de direction accompagne le(la) Directeur(trice) au quotidien. Il(elle) organise l’information efficacement, facilite la prise de décision et contribue à la coordination avec les autres directions.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions
Votre rôle consistera à :
Assurer l’accueil et la communication interne :
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques ;
• Accueillir et renseigner les visiteurs ;
• Assurer l'interface avec les autres services et partenaires et diffuser l’information en interne ;
• Utiliser les outils numériques pour la gestion des rendez-vous.

Gérer les agendas et organiser les réunions :
• Coordonner les emplois du temps des membres de la direction ;
• Organiser les réunions et veiller à leur bon déroulement ;
• Organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservations de transports et d’hébergements).

Assurer le suivi des congés et des temps de travail :
• Saisir les congés des agents dans les systèmes de gestion après validation hiérarchique ;
• Utiliser les logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH).

Préparer et rédiger les documents administratifs :
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux consultations ;
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers ;
• Elaborer les ordres du jour de réunions, prendre des notes en réunion, rédiger et diffuser les synthèses et les comptes rendus ;
• Traiter les courriels et le courrier.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports …)
• Possibilité de télétravail (1 jour / semaine)

Votre lieu de travail
40 rue Fauchier - 13002 Marseille

Profils recherchés

Votre profil
Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire du grade de Rédacteur Territorial et/ou d’un diplôme de niveau Bac à Bac + 2 dans le domaine administratif/Assistanat de direction, vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre discrétion.
Autonome, réactif(ve) et polyvalent(e), vous savez gérer les priorités et vous adapter aux exigences et aux besoins d’une direction.

Rejoignez-nous !