Gestionnaire administrative/administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Métropole d'Aix-Marseille-Provence pilote des politiques publiques innovantes au service de ses habitants. Son action couvre des secteurs clés tels que la mobilité durable, la transition écologique, l'aménagement urbain, la solidarité sociale, la protection des plus vulnérables ainsi que le développement économique, culturel et numérique.

Elle est la plus vaste Métropole de France, regroupant 92 communes et un peu moins de 9000 agents engagés. Rejoignez-nous et contribuez à façonner l'avenir de notre collectivité dynamique et innovante !

Au sein de la Direction Assemblées, la Métropole Aix-Marseille-Provence recrute un(e) Gestionnaire administrative/administratif pour un remplacement de 3 mois (renouvelable).

Vous serez en charge de collaborer au sein d'une équipe, à l'organisation et au déroulement des instances métropolitaines et d'assurer la préparation des Assemblées et des instances préparatoires au Conseil de la Métropole ainsi que le suivi des formalités réglementaires afférentes.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions :

Assurer l’instruction, la gestion et le suivi des rapports présentés au Conseil et Bureau.
Organiser et assurer la préparation matérielle des commissions d’étude et des séances.
Préparer, constituer et envoyer les dossiers destinés aux élus (ordre du jour, convocations, rapports, dans le respect du formalisme, des délais et des règles prévus par les textes).
Assister aux Conseils et Bureaux de la Métropole et gérer l’émargement des élus présents, gérer les procurations des élus et la signature des délibérations.
Assurer la sécurisation juridique du déroulé des commissions et des séances, notamment au regard des règles de conflits d’intérêt et des déports nécessaires en séance.
S’assurer du quorum de la séance.
Préparer et instruire des élections en cours de séance.
Relever le décompte des votes pour chaque délibération en vue de la rédaction du procès-verbal de la séance.
Instruire et préparer l’installation de l’organe délibérant à l’issue des élections.
Sécuriser, compléter et enrôler les délibérations votées dans le respect des procédures en vigueur et des délais règlementaires (contrôle de légalité, convention de dématérialisation des actes administratifs conclue avec la Préfecture notamment).
Effectuer les formalités légales post Conseil (publicité, affichage), et sécuriser le process de l’accomplissement des formalités administratives conformément aux dispositions prévues par le CGCT.
Tenir les registres et recueils des délibérations et publicité des actes administratifs conformément aux dispositions prévues par le CGCT.

Profils recherchés

Issu(e) d'une formation en assistanat administratif ou juridique, vous disposez d'une expérience sur une fonction similaire idéalement acquise au sein d'un environnement territorial ou d'un établissement public.

Vous êtes en mesure d'appliquer avec précision et sens de l'organisation, les procédures en vigueur dans le respect des délais impartis.

Doté(e) d'un sens du relationnel, vous savez établir des relations de qualité et de confiance avec vos interlocuteurs.

A l'aise avec l'informatique (bureautique, messagerie...), vous savez utiliser idéalement un logiciel de dématérialisation et de gestion des délibérations (la connaissance de DECADE est un plus).

Votre sens de la confidentialité, votre rigueur dans le suivi des dossiers, votre capacité à hiérarchiser les informations à transmettre au sein d'une équipe et à vous organiser seront autant d'atouts pour une intégration réussie.

Poste localisé à Marseille (Tour La Marseillaise) en contrat de remplacement d'une durée de 3 mois (renouvelable).