Chargé(e) de Formation & Administration SIRH (H/F)

À propos de nous Le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, pharmaceutique... Oralys filiale du groupe ORTEC est le spécialiste des solutions externalisées du traitement des données et de la digitalisation. Ici, on apprend, on progresse, on partage — et surtout, on construit ensemble les projets industriels de demain. Mission Intégré(e) au sein de notre agence à Marseille (13008) et dans le cadre du déploiement du plan de développement des compétences, nous recherchons un(e) Chargé(e) de Formation & Administration SIRH pour piloter l'organisation administrative et opérationnelle des actions de formation pour l'un de nos clients. Vous interviendrez sur l'ensemble du cycle de gestion de la formation : recueil des besoins, déploiement des sessions, gestion administrative, suivi budgétaire et reporting en lien avec les équipes RH, les organismes de formation et les collaborateurs. Votre rôle sera de mener à bien les missions suivantes : Gestion et déploiement du plan de développement des compétences :

• Participer à la mise en œuvre du plan de développement des compétences
• Prendre en charge les besoins validés par le service RH et assurer leur déploiement
• Qualifier les besoins hors catalogue et contribuer au choix des prestataires en lien avec la commande publique
• Construire et déployer les actions de formation en inter-entreprises, intra-entreprises et formations internes
• Accompagner la construction de parcours et programmes de formation dans le cadre de projets spécifiques

Organisation et gestion des sessions de formation :

• Planifier les dates des sessions de formation
• Constituer les groupes et optimiser le remplissage des sessions
• Créer les sessions dans le SIRH
• Réserver les salles via Outlook
• Inscrire les stagiaires auprès des organismes
• Gérer les annulations, reports et ajustements
• Organiser les convocations des stagiaires et formateurs
• Assurer la gestion des accès et des outils informatiques nécessaires à la réalisation des formations

Gestion administrative et suivi :

• Établir les conventions de formation
• Émettre les bons de commande
• Assurer la saisie, le suivi et le contrôle des coûts et factures
• Gérer les demandes de prise en charge OPCO
• Récupérer et contrôler l'ensemble des pièces administratives :
• feuilles d'émargement / certificats de réalisation / évaluations / factures
• Vérifier la conformité des dossiers et assurer leur archivage
• Garantir la traçabilité et la complétude des dossiers de formation

Administration SIRH & reporting :

• Assurer la saisie exhaustive et le suivi complet dans le SIRH Talentsoft, de la création à la clôture des dossiers
• Mettre à jour les données formation
• Produire les reporting de suivi des formations
• Réaliser le suivi des indicateurs et l'analyse des données formation
• Contribuer à la fiabilisation des données dans le système RH

Ingénierie pédagogique & projets :

• Participer à la construction de programmes pédagogiques
• Concevoir des supports de formation, y compris e-learning
• Contribuer au pilotage de projets liés à la formation et au développement des compétences
• Participer à l'amélioration continue des dispositifs de formation

Profil Vous êtes titulaire d'un Bac+2 à Bac+5 en Ressources Humaines, formation, gestion ou équivalen t. Vous avez une expérience confirmée en gestion administrative de la formation. Vous avez une très bonne maîtrise d'un SIRH formation (idéalement Talentsoft). Vous maitrisez Microsoft Excel (tableaux croisés, suivi, analyse de données, reporting). Vous avez des compétences en gestion de projet et coordination et une bonne capacité d'analyse et de synthèse. 🔒 Les candidatures répondant aux critères demandés seront privilégiées. Pourquoi nous rejoindre ?

• Rémunération sur 12,5 mois, prime de participation et d'intéressement, tickets restaurant 10,30€, remboursement à hauteur de 75% des frais de transport, CSE
• Intégrez des équipes dynamiques et bienveillantes : l'humain au centre de nos valeurs
• Bénéficiez d'une intégration encadrée et suivie
• Evoluez sur des fonctions techniques, projets ou managériales au sein d'ORALYS ou du Groupe Ortec (notamment grâce à notre école interne de formation O'METIERS), reconnaissance de nos experts et de notre corps d'élite (Casques d'Or)
• Une politique RH, autour d'une démarche solidaire globale : fonds de solidarité, action sociale, action logement, action handicap
• Trouver un équilibre vie professionnelle / personnelle : accord télétravail, environs 10 jours de RTT/an.