Assistant de direction coordinateur (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant de direction coordinateur

Missions / conditions d'exercice

Mission :
- Traiter les informations nécessaires à la préparation des dossiers de la mission accueil et secrétariat, et assurer la sécurisation des délais de transmission
- Conseiller la mission accueil et secrétariat sur les différents dossiers dont elle la charge et les différentes demandes qui lui sont adressées pour éclairer les décisions
- Préparer et accompagner le processus délibératif en période d’Assemblée plénière et de Commission permanente
- Assurer un rôle d’expert et de conseil sur les différents sujets sur lesquels intervient la mission accueil et secrétariat et veiller à la mise en œuvre des arbitrages rendus
- Coordonner et suivre l’ensemble des demandes en lien avec les directions générales adjointes

Activités
­ Coordonner les dossiers et les agents de la mission accueil et secrétariat
­ Hiérarchiser et organiser les activités en fonction de leur urgence et de leur importance
­ Analyser, puis orienter et adresser les différents dossiers vers les bons interlocuteurs
­ Conseiller, traiter et suivre certaines interventions administratives de la mission accueil et secrétariat
­ Apporter un appui juridique à la validation des actes
­ Suivre et coordonner les notes adressées à l’autorité territoriale, à la direction générale des services, et à la mission accueil et secrétariat
­ Assurer un contrôle formel des notes de présentation, notes de contexte, biographies, courriers stratégiques
­ Coordonner et suivre les comités de directions
­ Rédiger les courriers de réponse ou toutes correspondances à la demande de la mission accueil et secrétariat et les déposer sous Elise
­ Suivre des projets spécifiques à la demande de la mission accueil et secrétariat
­ Mettre en place des outils de suivi et des tableaux de bord
­ Organiser des rendez-vous, des réunions en fonction des dossiers à traiter, des délais et des urgences
­ Assurer le contrôle, le traitement et la gestion des différentes validations sur les logiciels relatifs aux courriers, au temps de travail et aux déplacements (Elise, GITT, e-mission)

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Formation, diplômes :
Niveau Bac + 3

Savoirs :
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance des outils de communication digitaux
- Connaissance des procédures de transmission des demandes
- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, …)
- Connaissance de l'organisation de la collectivité
-Connaissance des compétences de la collectivité et l’organisation territoriale française
- Méthodes et outils de planification
- Techniques de gestion de conflits et des situations de stress
- Technique de communication

Savoir-faire :
- Analyser des demandes et les traduire en besoins
- Analyser l'environnement et les contraintes
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Comprendre, analyser, mettre en œuvre réglementations et procédures
- Conseiller et aider à la décision
- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités
- Rendre compte
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de la Région
- Maîtriser les principes de fonctionnement et de gestion d'une collectivité territoriale notamment de l'interface politique/administration
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Forte aisance rédactionnelle, orale et relationnelle
- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics

Savoir-être:
- Autonomie
- Rigueur
- Sens du travail en équipe
- Devoir d’information et d’alerte
- Esprit d'initiative
- Discrétion et confidentialité
- Fait preuve de méthode et d'organisation
- Dynamisme
- Diplomatie
- Réactivité
- Sens des priorités et des responsabilités
- Sens du service public
- Polyvalence

Temps de travail et horaires :
Temps complet et contraintes horaires spécifiques, dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public