Assistant administratif Bureau d'études F/H

L'entreprise

L'entreprise ENERGETIQUE SANITAIRE a été créée en 1972, elle est implantée à Marseille. Elle est spécialisée dans les travaux d'installation dans les domaines du chauffage, climatisation, ventilation, traitement d'air, RIA et Plomberie-Sanitaire pour les Bâtiments Tertiaire.

Composée d'un bureau d'étude interne travaillant sur logiciel DAO (Autocad et REVIT), d'un service Administratif (Secrétariat, Comptabilité, RH), d'un service travaux neuf et rénovation (ERP, et Privé), et d'un service marché à bon de commande (Ville de Marseille, Région, CG13…). Elle s'appuie sur de réelles compétences au service de la profession.

Indépendante et de taille humaine, elle est ambitieuse et dynamique. Elle assure une formation continue et individuelle de tout son personnel, afin de maintenir l'efficacité, les compétences et le professionnalisme de ses collaborateurs. Soucieuse de sa responsabilité sociétale, Energétique Sanitaire intègre chaque année une dizaine d'alternant quel que soit l'école d'origine allant du CAP à l'ingénieur.
Garant d'un savoir-faire de plus de 50 ans, ses valeurs morales sont l'esprit d'équipe, l'écoute et l'échange, la réactivité et la qualité, le respect et la transparence.

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur du Bureau d'Études, vous intervenez en véritable support administratif auprès du chiffreur et participez à l'ensemble du processus de réponse aux appels d'offres.

Votre rôle est d'assurer la gestion administrative des dossiers, le suivi des consultations et la préparation des documents nécessaires aux réponses, tout en garantissant une organisation rigoureuse et une excellente traçabilité.

Vous contribuez également à la création et à l'amélioration des outils permettant de structurer durablement l'activité du Bureau d'Études.

Missions :

Gestion administrative des appels d'offres :

• Réception et enregistrement des appels d'offres
• Création et classement des dossiers
• Vérification des pièces administratives
• Préparation des courriers de réponse
• Gestion des échéances et relances
• Archivage des dossiers

Suivi des appels d'offres :

• Mise à jour du tableau de bord des appels d'offres
• Suivi des dossiers gagnés, perdus ou en attente
• Analyse des motifs de perte
• Suivi des montants proposés
• Mise à jour des indicateurs
• Participation au reporting des appels d’offres.

Constitution des dossiers administratifs :

• Préparation des pièces administratives
• Mise à jour des attestations
• Gestion des DC1, DC2, assurances, Kbis, certificats, QUALIBAT...
• Vérification de la conformité des dossiers

Mémoires techniques :

• Création et mise à jour de la trame des mémoires techniques
• Intégration des informations générales de l'entreprise
• Mise à jour des moyens humains et matériels
• Mise en forme des documents
• Collaboration avec le chiffreur pour les parties techniques

Références chantiers :

• Création et mise à jour de la base de références
• Intégration des photos
• Classement des réalisations
• Mise à jour des descriptifs techniques
• Valorisation des références dans les mémoires techniques

QUALIBAT :

• Constitution des dossiers
• Collecte des justificatifs
• Suivi des échéances
• Préparation des renouvellements
• Échanges avec les organismes certificateurs

Support administratif du Bureau d'Études :

• Assistance quotidienne aux chiffreurs
• Préparation des dossiers
• Mise en forme de documents
• Classement et archivage
• Suivi administratif des affaires
• Participation à l'amélioration des outils et procédures

Profil recherché

• Première expérience appréciée dans un environnement technique ou BTP
• Très bonne maîtrise du Pack Office, notamment Excel et Word
• Aisance rédactionnelle
• Organisation, rigueur et autonomie
• Sens des priorités
• Esprit d'équipe
• Discrétion professionnelle

Une connaissance des marchés publics, des appels d'offres ou de QUALIBAT serait un véritable atout.

Conditions de travail et avantages

• CDI à temps plein
• Contrat de 37 heures avec 11 RTT
• Rémunération comprise entre 2 100 € et 2 500 € brut selon profil et expérience
• Poste basé à Marseille (13003)
• Un poste nouvellement créé avec une forte autonomie
• Une entreprise à taille humaine
• Une équipe dynamique et bienveillante
• Un accompagnement dès votre intégration

Réf: 716877ae-1bec-4087-b8b8-91adee9e6587