Gestionnaire administratif-ve

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le gestionnaire administratif transversal contribue à la structuration des fonctions support au sein de deux services du Pôle Environnement des Écoles. Il assure la gestion administrative classique (courriers, réunions, suivi des dossiers), tout en développant des outils partagés et en coordonnant le suivi administratif de projets transversaux.
Il vient en appui aux services, aux divisions du pôle pour assurer le traitement et le suivi de l’ensemble des aspects administratifs : gestion des courriers adressés aux administrés ou aux partenaires, rédaction de documents, organisation logistique, suivi des conventions, transmission d’informations, etc. Il assure également le lien avec les établissements scolaires pour garantir la cohérence et la continuité des procédures.

Ce poste facilite le fonctionnement quotidien des équipes, garantit la fluidité des échanges d’information, et structure les process communs à plusieurs entités du pôle. Il répond à un besoin d’organisation renforcée dans un contexte d’interdépendance forte entre les services, et vise à offrir un appui administratif stable, efficient et partagé à l’ensemble des acteurs du pôle.

Missions / conditions d'exercice

• Gérer les tâches administratives courantes : courriers, classement, organisation des réunions, suivi des documents comme les conventions d’occupation des locaux scolaires.
• Mettre en place, actualiser et faire vivre des outils de suivi partagés (tableaux de bord, plannings, listes de diffusion, modèles de documents).
• Assurer la transmission des informations et documents entre les services du pôle et auprès des partenaires internes/externes.
• Participer à la gestion logistique (réservations, clés, fournitures, suivi des équipements partagés).
• Centraliser et suivre les demandes administratives courantes issues des différents services.
• Contribuer à la structuration des procédures internes et à la rédaction de supports méthodologiques (fiches, guides, process).
• Assurer le suivi de projets transversaux à composante administrative (appui à l’organisation d’événements, coordination d’envois, compilation de données).
• Préparer les réunions de service ou de coordination (ordres du jour, compte-rendu, relances).
• Être force de proposition pour améliorer l’efficacité et la lisibilité des circuits administratifs du pôle.

Profils recherchés

•Connaissance du fonctionnement d’une administration publique.
•Maîtrise des techniques de gestion administrative (courriers, réunions, classement).
•Notions de gestion de projet administratif.
•Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs).
•Savoir organiser et prioriser les tâches administratives dans un environnement multi-interlocuteurs.
•Être capable de structurer et maintenir des outils de suivi fiables et partagés.
•Rédiger des documents administratifs clairs et rigoureux.
•Assurer la continuité et la qualité du service rendu, même en période de forte activité.
•Travailler de manière collaborative avec différents interlocuteurs et services.
•Être en mesure de rendre compte et d’alerter en cas de difficulté.
•Sens de l’organisation et rigueur.
•Autonomie et esprit d’initiative.
•Discrétion professionnelle.
•Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.
•Sens du service public.
•Capacité à travailler dans un environnement évolutif.