Secrétaire Administratif H/F
L'AECD est à la recherche d'un Secrétaire Administratif H/F. Le-la Secrétaire Administratif(ve) a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace. Plus spécifiquement, le-la Secrétaire Administratif(ve) est amené(e) à : 1. Assurer le suivi administratif des actions de formation
- Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution
- Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition
- Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA
- Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS, …
- Préparer et gérer les états de présence des apprenants
- Relayer les informations au Référent Administratif Territorial pour une prise de décision : présence / absence ; saturation des actions ; comportement inadapté d'un apprenant ; etc.
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution
- Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats, …
- Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique
- Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : produits d'hygiène ; produits de papeterie ; etc.
- Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique
- Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : gestion des clés en lien avec le Référent Administratif Territorial
- Préparer le planning d'occupation des salles
- Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : salles informatiques ; ordinateurs portables ; tablettes ; vidéoprojecteurs ; téléphones ; etc.
- Informer le Référent Administratif Territorial des éventuels dysfonctionnements constatés
- Expérience minimum de 2 ans dans le secteur de la formation professionnelle d'adultes
- Qualification minimum de niveau 5 dans la filière administrative
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