Chargé.e d'évènementiel

Détails de l'offre

Famille de métiers

Communication > Stratégies de communication

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. B

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La direction de la vie associative et de l’événementiel de la ville de Pessac accompagne les porteurs de projets associatifs, met à disposition les salles municipales au profit des associations, est le guichet unique pour les subventions. Elle développe également un service de conseil et d’accompagnement ainsi qu’une offre de formations adaptée aux enjeux et besoins des associations.

Enfin, elle programme et organise des évènements autour de 6 évènements phares pour la ville : le
carnaval, le printemps de la forêt du Bourgailh, les Jeudis festifs, le 14 juillet, Assos en fête et les festivités de noël.

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité du directeur de la Vie Associative et Événementiel, l’agent conçoit, coordonne et réalise la mise en œuvre des moyens humains, techniques, logistiques et financiers nécessaires à la conduite des événements municipaux.
Il ou elle organise des manifestations récurrentes ou exceptionnelles (Printemps du Bourgailh, 14 juillet, Carnaval de Pessac, festivités de fin d’année…), qu’il s’agisse d’événements portés par la Ville ou en partenariat avec le tissu associatif.
L’agent propose, à partir des orientations fixées pour chaque manifestation municipale, une déclinaison opérationnelle comprenant différents scénarios et options de programmation. Il ou elle soumet ces propositions à validation auprès de la hiérarchie et des élus concernés.
Il ou elle identifie les moyens nécessaires à la conduite de chaque événement, élabore un budget prévisionnel, un rétroplanning et une fiche projet. L’agent organise et anime les réunions de travail, coordonne les équipes internes et les partenaires externes impliqués dans la préparation, le déroulement et la clôture des manifestations.
Il ou elle assure la coordination logistique et technique des événements, et veille à l’organisation de la sécurité (gestion des risques, sécurisation des espaces publics, circulation, plan Vigipirate). Il ou elle est le ou la référent·e des partenaires pendant le déroulement des manifestations et veille au bon déroulement global de l’événement.
En lien avec le service communication, l’agent participe à l’élaboration du plan de communication événementielle en intégrant les contraintes et enjeux opérationnels.
L’agent assure la gestion administrative et budgétaire des événements : élaboration et suivi des bons de commande et des engagements, rédaction de cahiers des charges, mise en œuvre des marchés publics, préparation des décisions municipales et signature des contrats.
Il ou elle assure le suivi budgétaire des manifestations et veille au respect des enveloppes allouées.
L’agent participe aux activités transversales de la direction de la Vie Associative et Événementiel et contribue à la dynamique collective du service événementiel.

Profils recherchés

Le poste nécessite de solides qualités relationnelles, de la rigueur, de l’autonomie, un sens de l’organisation développé, ainsi qu’une capacité d’adaptation, de travail en équipe et de gestion du stress, dans le respect du service public et de la discrétion professionnelle.
Il ou elle dispose de compétences en conduite de projet événementiel, en coordination d’acteurs internes et externes et en suivi administratif et financier. De bonnes capacités rédactionnelles sont attendues.
Le poste requiert une bonne connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités, ainsi qu’une maîtrise des règles administratives et budgétaires liées à l’organisation d’événements publics. La connaissance des procédures de marchés publics constitue un atout.
L’agent maîtrise les outils bureautiques courants (Word, Excel) ; la connaissance de logiciels métiers tels que Grand Angle, Planitech, Atal ou e-Atal est appréciée.

Techniques de secrétariat
Titulaire permis B
Horaires :
Horaires variables • Poste à temps complet (100%) • Poste ouvert au télétravail dans la limite de 2 jours par semaine maximum • Mobilisation possible en soirée et/ou les week-ends