Secrétaire de scolarité

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

Statutaire

Descriptif de l'emploi

• Accueil physique et téléphonique des usagers ;
• Traitement et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves ;
• En particulier, accompagnement des publics à besoins spécifiques : personnes en situation de handicap, personnes concernées par des troubles liés à l'apprentissage ou toute autre situation spécifique, personnes relevant du champ social ou en situation de précarité, personnes de nationalité étrangère...
• Traitement, suivi et accompagnement des enseignants dans la mise en œuvre de l’organisation des enseignements et des suivis personnalisés répondant à des besoins spécifiques
• Organisation des évaluations, concours et commissions.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer le public quant aux modalités d'inscription et au déroulé des parcours études (cursus) et des enseignements du conservatoire ;
• Accompagner et orienter les usagers pour toutes les démarches liées à la scolarité ;
• Analyser les situations des personnes à besoins spécifiques (handicap, troubles liés à l’apprentissage, situation particulière, etc.) en lien avec la référente handicap et/ou la coordinatrice Orchestre Démos Marseille du conservatoire
• Organiser des rencontres préalables selon la situation, afin de déterminer la faisabilité d’un suivi personnalisé et les adaptations possibles pour sa mise en œuvre
• Collecter, saisir et traiter des données et dossiers des élèves dans le logiciel métier (pré-inscriptions, réinscriptions, suivi des absences des élèves et de l’assiduité...et alimentation de tableaux de bord (données pour le rapport annuel d’activité) ;
• Assurer la gestion administrative des activités du service, traiter toutes les demandes particulières de scolarité : suivi des changements de cours, suivi de dossier demandes d’exemptions, obtention d’attestations ou de diplômes, suivi de l'emploi du temps des professeurs (modifications de plannings, information aux familles en cas d'absence de professeurs, etc.) ;
• Suivre le planning des salles de cours sur logiciel dédié ;
• Suivre des domaines thématiques ; département, catégorie d’élèves, etc… ;
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique ;
• Classer et traiter les archives, en lien avec la Direction.

Activités occasionnelles :
• Assurer les permanences lors de manifestations organisées par le conservatoire.
• Suppléer les collaborateurs de la scolarité selon organisation de travail

Profils recherchés

• Bac
• Expérience sur fonctions équivalentes souhaitée ;
• Connaissance de l’enseignement artistique en conservatoire et de son environnement ;
• Expérience dans le domaine social bienvenue ;
• Connaissance des outils bureautiques courants (traitement de texte, messagerie, courriels...) ;
• Sens du travail en équipe ;
• Bon relationnel avec le public (enfant, jeune et adulte) ;
• Rigueur, fiabilité, discrétion ;
• Ponctualité ;
• Adaptabilité et disponibilité.