ADJOINT ADMINISTRATIF - BUREAU HOTELIER H/F Groupe Hospitalier de la Timone

Vous aimez organiser, suivre et coordonner des activités administratives au quotidien ?

Rejoignez le Bureau Hôtelier du groupe Hospitalier de la Timone et contribuez au suivi des commandes et des factures nécessaires au bon fonctionnement du site.

Nous recrutons un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) pour rejoindre l'équipe du Bureau Hôtelier de la Timone.

Le Bureau Hôtelier contribue au bon fonctionnement quotidien du groupe Hospitalier de la Timone, notamment à travers le suivi des activités hôtelières et administratives.
Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous intervenez plus particulièrement sur le suivi administratif des commandes et des factures, en lien avec les services de l'AP-HM, les directions des Achats et des Finances, les fournisseurs et la Recette des Finances.

L'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM)

Engagée dans un projet de modernisation ambitieux « Cap 2030 », l'Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est, avec ses 4 sites hospitaliers, sa plateforme logistique et ses 12 instituts de formation, le troisième CHRU de France, le plus important centre hospitalier et le 1er employeur de la Région Sud - Provence-Alpes-Côte d'Azur.
Ses missions sont le soin, la formation, la recherche ainsi que la prévention et l'éducation à la santé.
L'AP-HM est également établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire « Hôpitaux de Provence » réunissant les établissements publics du département et associant l'hôpital d'instruction des armées Laveran.

Vos missions principales

Rattaché(e) à la Direction du GH Timone, vous assurez la saisie des commandes et des réceptions, ainsi que la liquidation et le mandatement des factures liées aux commandes du site.

Vous saisissez et suivez les commandes
Saisir les commandes dans l'outils dédié (MAGH2)
Assurer leur suivi et vérifier leur bonne exécution

Vous contrôlez et suivez les factures
Contrôler la conformité des factures avec les commandes
Assurer leur traitement et leur suivi jusqu'à la liquidation et au mandatement (PRODIGE)
Identifier les anomalies et assurer leur régularisation

Vous assurez le lien avec les différents interlocuteurs
Échanger avec les directions des Achats et des Finances, la Recette des Finances et les fournisseurs
Suivre les litiges et contribuer à leur résolution

Vous contribuez au fonctionnement administratif du bureau
Assurer le tri du courrier
Effectuer le classement et l'archivage des documents et pièces comptables

Le profil que nous recherchons

Votre parcours

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac ou équivalent, idéalement dans le domaine administratif ou de la gestion.
Une expérience en établissement de santé ou dans un environnement institutionnel serait appréciée.

Vos compétences

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs activités en parallèle.
Vous êtes à l'aise avec le suivi de dossiers, le respect des délais et la gestion des priorités.
Vous appréciez le travail en équipe et savez communiquer avec des interlocuteurs variés.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles.
Discrétion et respect de la confidentialité font naturellement partie de votre manière de travailler.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et possédez de bonnes qualités rédactionnelles.

Ce que nous vous proposons

Statut : Adjoint Administratif ou équivalent (si contractuel)
Poste à temps complet : 39h par semaine avec 19 RTT par an
28 jours de congés annuels par an

Vos avantages

Un CE/CGOS attractif
Une facilité d'accès à des places en crèches
Pour vos déplacements : un forfait mobilité durable ou une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% (dans la limite du plafond fixé par la loi)
L'accès aux restaurants du personnels des différents sites à un tarif avantageux