Assistant-e d'élus (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Elle s’organise autour de divers services fonctionnels (logistique, finances et achats publics, ressources humaines) réunis dans un pôle supports et moyens généraux et de services dits opérationnels tels que l’État civil, l’animation, les services techniques et services socio-culturels (divisions culture, sport, fêtes et vie sociale), ainsi que le service communication.

Au vu des enjeux et de l’offre mise au service des administrés, vous assisterez le Maire de la Mairie de secteur dans les missions de secrétariat et d’accueil.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

- Garantir l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion du courrier : apporter le premier niveau de réponse aux sollicitations (téléphoniques mails ou courriers); recevoir filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
- Assurer une permanence téléphonique (secrétariat du Maire) jusqu’à la fermeture de la Mairie
- Identifier les situations, analyser les informations, identifier les urgences et saisir les services compétents internes et/ou externes ,et assurer l’interface
- Rédiger et vérifier les réponses en lien avec les services et suivre les courriers proposés à la signature de l’élu(e)
- Instruire les demandes liées aux mandats de l’élu(e) dans les délais contraints
- Gérer l’agenda de l’élu(e)
- Organiser les réunions, préparer les dossiers (papier et/ou power point) réserver les salles, inviter les participants.
- Organiser les déplacements (ordre de mission, réservation, transport, hébergement…)
- Assurer une recherche documentaire, destinée aux interventions écrites ou orales de l’élu(e) et rédiger des notes de synthèse et des comptes rendus
- Assister aux conseils d’arrondissements

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi).
• Prestations sociales (tickets restaurant, participation mutuelle, comité d’action sociale, participation aux frais de transport et de mutuelle...).

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade de rédacteur territorial vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
Disponible et réactif(ve) vous avez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales.
Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous possédez de bonnes capacités d’adaptation.
Vous maîtrisez les outils bureautiques informatiques et les applications métier.
Organisé(e) et rigoureux(euse) vous êtes reconnu(e) pour esprit d’équipe et votre sens de la discrétion.

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