Assistant(e) d’Élu(e)s - Mairie des 6e et 8e arrondissements (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Mairie des 6ème et 8ème arrondissements est un territoire au cœur de Marseille : Avec ses 21,61 km² et ses 125 000 habitants, la Mairie des 6ème et 8ème arrondissements constitue l'un des secteurs les plus emblématiques et dynamiques de Marseille. Son territoire regroupe des lieux iconiques de la ville tels que Notre-Dame de la Garde, le Stade Vélodrome, la Cité Radieuse, le Parc Borély, le Parc Chanot, le littoral Sud, le Cours Julien et Notre-Dame du Mont ainsi qu'une mosaïque de noyaux villageois, chacun porteur de sa propre identité et de sa richesse humaine.

Carrefour d'envergure nationale et internationale, ce secteur a accueilli des événements de premier plan tels que la Coupe du Monde de Rugby et les Jeux Olympiques, et anime tout au long de l'année une programmation de festivals et de manifestations culturelles qui attirent habitants de toute la ville et visiteurs du monde entier.

Une mairie de proximité, tournée vers l’avenir et ses habitants qui s'attache à offrir un service public de qualité, à améliorer durablement le cadre de vie de ses habitants et à renforcer le lien social par une programmation d'animations et d'activités accessible à toutes et tous.
Actrice de la transformation de la ville, elle porte également des projets structurants à impact métropolitain, et conduit un ambitieux programme de modernisation visant à faire évoluer son organisation et ses pratiques au service de l'efficacité et de l'innovation publique.

La Mission Information et Protocole (MIP), auquel le poste est rattaché, est un service transversal directement rattaché à la Direction de la Mairie, en constituant l'interface stratégique entre les élu(e)s, les services internes et les partenaires institutionnels. Ses activités s'articulent autour de trois axes :

- L’information et la communication institutionnelle avec la production des éléments de langage à destination des élu(e)s, la rédaction de notes de synthèse, de discours et de supports de communication officielle, en garantissant la cohérence et la qualité de l'expression publique de la Mairie.

- Le Protocole et organisation événementielle : Dans un secteur qui accueille des événements d'envergure nationale et internationale, la MIP pilote l'organisation protocolaire des cérémonies officielles, des temps forts institutionnels et des réceptions, en veillant au respect des usages protocolaires avec les élu(e)s et partenaires.

- L’Appui aux élu(e)s : La MIP accompagne les élu(e)s du secteur dans l'exercice de leur mandat : coordination des agendas, préparation des interventions publiques et suivi des dossiers représentatifs.

Véritable pivot opérationnel entre la MIP et le Cabinet, vous accompagnerez les élu(e)s dans l’exercice quotidien de leur mandat. À la croisée de ces deux entités, vous en serez l’interface unifiée : vers les partenaires externes, les services de la Mairie centrale, la Mairie de secteur et l’ensemble des parties prenantes institutionnelles. Doté(e) d’une grande polyvalence, vous saurez gérer simultanément multiples sollicitations et maintenir le lien entre divers interlocuteurs, élu(e)s, directions, usagers, partenaires avec méthode, réactivité et discernement. Vous assurerez l’organisation administrative, la coordination des agendas, le suivi opérationnel des dossiers et la fluidité des échanges au sein d’un environnement exigeant et rythmé.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

• Gérer les agendas: planification, coordination, anticipation des contraintes et arbitrage des priorités ;
• Préparer les dossiers et supports nécessaires aux interventions : recherches documentaires, revues de presse spécialisées, synthèses et notes de cadrage ;
• Assurer le suivi opérationnel des dossiers de A à Z : instruire, relancer, faire aboutir, alerter à bon escient et rendre compte avec clarté, y compris sur des dossiers complexes et sensibles, souvent dans des délais contraints ;
• Rédiger des comptes rendus, des synthèses et des notes ; élaborer des tableaux de bord, graphiques et documents de présentation;
• Coordonner et maintenir le lien entre de multiples parties prenantes : Mairie de secteur, Mairie centrale, directions de la Ville, partenaires institutionnels et associatifs ;
• Assurer l’accueil et la relation avec les usagers, par téléphone principalement et en présentiel, en incarnant l’image professionnelle de la Mairie ;
• Accompagner et appuyer les différentes missions liées à l’exercice d’un Exécutif de Mairie de Secteur.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi) ;

• Prestations sociales : tickets/carte restaurant, participation aux frais de mutuelle et de transports ; une communauté sportive avec une participation à de grandes compétitions locales. Aussi, La Ville de Marseille propose un panel de prestations (loisirs, enfance, vacances…) et des tarifs préférentiels par l’intermédiaire du Comité d’Action Sociale ;

• Possibilité de télétravail, selon le cadre défini par la Direction

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’une formation administrative et/ou du grade de rédacteur ou adjoint administratif, vous avez une expérience significative sur un poste similaire avec une bonne maitrise du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives. La connaissance fine du Territoire et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés dans un environnement institutionnel complexe et exigeant sont un atout.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques, les outils collaboratifs et les techniques de secrétariat. Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles et d’une grande aisance en communication orale et écrite, vous avez le sens de la gestion et de la coordination.
Vous savez travailler en autonomie et faites preuve d'anticipation et de réactivité afin de prioriser les activités en fonction des urgences.
Disponible, adaptable et réactif(ve), vous savez gérer simultanément de nombreuses sollicitations, hiérarchiser les urgences et maintenir un haut niveau de qualité dans votre travail et ce même en période d’activité soutenue.
Doté(e) d’un fort sens du collectif et d’une intelligence relationnelle développée, vous vous intégrez aisément dans un environnement de proximité où la cohésion d’équipe est essentielle.

Véritable interface de premier niveau auprès de multiples partenaires, vous véhiculez en toutes circonstances une image professionnelle de l’institution et vous vous distinguez par votre rigueur, votre sens de la discrétion, de la diplomatie et de la confidentialité. Enfin, vous savez rendre compte avec précision et alerter à bon escient, en faisant preuve de discernement sur les remontées d’informations et leur temporalité adéquate.

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