Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant du Directeur Général Adjoint (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions
Contribuer au bon fonctionnement et à l’efficience de la direction générale adjointe, en assistant son responsable en termes d’organisation, de traitement des informations, d’accueil, de logistique, de classement et de suivi de dossiers Missions ou activités ponctuelles
- Garantir l’accueil physique et téléphonique
- Transmettre des consignes et des commandes aux directions, services ou chargés de mission de la DGA et transmettre des informations et documents à la Direction Générale des Services et au Cabinet
- suivre les commandes de notes et autres documents à destination de la direction générale ou du cabinet et relancer si besoin les directions pour respecter les échéances
- Renseigner et suivre les tableaux de bord d’activités / performance (collecter des indicateurs d’activités auprès des directions et les transmettre à la DGS au début de chaque mois)
- Réceptionner, enregistrer et suivre le courrier- Trier et suivre les parapheurs,
- Trier, classer et archiver les documents
- Mettre à jour et suivre l’agenda du DGA
- Organiser les rendez-vous, réunions
- Elaborer et rédiger divers documents
- Constituer des dossiers en vue des réunions du DGA
- Rechercher des informations
- Accompagner la préparation de la session en lien avec le SAF (préparation des dossiers du DGA), le suivi sous posacte de l’avancement des rapports, participer aux PRE-CET/mise à jour du tableau de suivi de la session après la PRE-CET
- Participer à l’organisation des diverses manifestations de la DGA : séminaires (DGA et assistantes et les autres évènements internes…)
- Garantir l’interface entre les directions et la
Direction Générale- Tenir à jour des informations sur Intranet
- Organiser et suivre les déplacements du Directeur Général Adjoint, suivre les remboursements des frais de mission du DGA. Gérer les commandes de Tickets de Transports, de la dotation café de la DGA, l’entretien du véhicule, les réservations de salle de réunion ou le cas échéant de travail à l’Hôtel de Région ou lors de déplacements etc…
- Appuyer la Direction Générale Adjointe pour la gestion informatisée du temps de travail (GITT)
- Soutenir les chargés de missions du DGA dans le suivi et la mise en oeuvre de leurs missions
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations. L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Horaires variables avec obligation spéciale d’une permanence régulière à compter de 8h30 et/ou au moins jusqu’à 18h, à organiser entre les deux assistantes et dans le respect du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public. Temps plein sur 5 jours. Télétravail possible

Profils recherchés

Niveau Bac à Bac +2
Formation BTS Assistante de Direction souhaitée
Expérience confirmée sur des fonctions d’assistance de direction souhaitée

Savoirs théoriques complémentaires
- Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’Institution
- Technique de classement et d’archivage
- Maîtrise des outils bureautiques et ainsi des applications logiciels administratifs de la collectivité (Outlook, Nuage, Elise, GITT, Teams, sharepoint, One drive, Copilot...)
Savoir faire
- Accueillir et prendre des messages (téléphoniques ou mails)- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Saisir et mettre en forme tous types de documents
- Organisation de réunions
Savoir être
- Discrétion
- Confidentialité
- Autonomie
- Rigueur
- Fiabilité
- Aptitudes relationnelles, sens et goût de l’accueil,
- Adaptabilité et souplesse de caractère
- Sens du travail en équipe (travail en binôme au sein du secrétariat)
- Réactivité
- Anticipation
- Disponibilité