Assistant(e) de Direction (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction de la Police Municipale et de la Sécurité (DPMS), rattachée à la Direction Générale Adjointe Ville plus Sûre et plus Proche (DGASP), vous êtes chargé(e) d’assister la Directrice dans ses missions et d’assurer le secrétariat de la DPMS.

Missions / conditions d'exercice

Votre rôle consistera à :

• Apporter une aide permanente et réactive en termes d'organisation, de coordination, d'anticipation et de gestion des priorités à la Directrice de la Police Municipale et de la Sécurité ;

• Assurer les activités de secrétariat pour la DPMS : prise de rdv, gestion, rédaction et mise en forme de courriers ;

• Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir, orienter et renseigner les interlocuteur(trices) ;

• Organiser et gérer les réunions : consulter les agendas, contacter les participants, réserver les salles et utiliser l’outil de visioconférence ;

• Gérer les emplois du temps : coordination du planning des Directions des différents Pôles ;

• Rédiger des courriers, rapports, notes de service et comptes-rendus ;

• Préparer et suivre les dossiers ;

• Assurer l’interface avec les directions, autres services municipaux, élus et partenaires extérieurs ;

• Classer et archiver le courrier, les dossiers… ;

• Saisir les congés de la DPMS ;

• Effectuer les recherches et saisies dans Azur, Elise et d’autres logiciels/applications.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant d’une valeur de 9,50€, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle (si labellisée, a minima 62€) et de transports (carte de libre circulation RTM).

Conditions particulières

• Présence exigée entre 9h et 17h avec coupure méridienne de 45 minutes obligatoire entre 12h et 14h30

Profils recherchés

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac + 2 dans l’assistanat de direction et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales.
Vous maîtrisez la gestion d’agenda, la rédaction de comptes-rendus, courriers, notes et rapports ainsi que le classement et l’archivage de dossiers.
Doté(e) de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de polyvalence et de réactivité.
A l’aise avec les outils informatiques, bureautiques et les applications métier (Azur, Elise, Libre Office), vous êtes rigoureux(euse) et organisé(e).
Autonome et ponctuel(le), vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service public et votre discrétion.

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