Gestionnaire de la formation professionnelle (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du chef de service :
· Assurer le contrôle interne financier a posteriori : Garantir la régularité, la conformité et la traçabilité de l’ensemble des opérations financières du service, dans une logique de maîtrise des risques.
· Sécuriser la chaîne de paiement : Contribuer à la fiabilité de la chaîne de dépense et de paiement, en identifiant les anomalies et en participant à leur correction.
· Contrôler les subventions : Assurer le contrôle administratif et financier des subventions accordées par le service, dans le respect des décisions et conventions.
· Apporter un appui aux marchés publics : Appuyer le gestionnaire des marchés publics (MCP et PPS MJ) afin de garantir la cohérence entre marchés, engagements, service fait et paiement.
· Participer à la continuité du service : Contribuer à la continuité de la chaîne financière, notamment par une participation ponctuelle au paiement des factures en cas de vacance de poste ou de nécessité de service.
· Mettre en oeuvre les procédures en vigueur dans la collectivité, la direction et le service
· Renseigner et accompagner les opérateurs externes
· Participer à la communication inter-services
· Participer à l’évolution des outils de gestion

Le poste présente un enjeu stratégique de sécurisation et d’optimisation de la chaîne de paiement du service.

L’objectif prioritaire est de procéder à un contrôle a posteriori exhaustif de l’ensemble des opérations financières du service, fondé sur :
· la justification effective du service fait,
· la conformité réglementaire, budgétaire et comptable,
· le contrôle approfondi des pièces justificatives devant être contrôlées.

Ce contrôle vise la prévention des risques financiers et juridiques, la fiabilisation des processus et la sécurisation des responsabilités de l’ordonnateur et des acteurs de la chaîne financière.

Missions / conditions d'exercice

Contrôle interne a posteriori des factures
- Vérifier la conformité des factures aux règles budgétaires, comptables et contractuelles
- Contrôler la réalité et la justification du service fait
- Vérifier l’exhaustivité, la régularité et la cohérence des pièces justificatives
- Identifier, analyser et tracer les anomalies ou risques
- Assurer le suivi des régularisations avec les services concernés

Contrôle interne des subventions
- Vérifier la conformité des dossiers de subvention (décisions attributives, conventions, pièces financières)
- Contrôler l’éligibilité des dépenses présentées
- S’assurer du respect des engagements contractuels
- Réaliser le suivi administratif et financier des subventions
- Participer aux contrôles a posteriori et au suivi des restitutions le cas échéant

Appui au gestionnaire des marchés publics (MCP et PPS MJ)
- Apporter un appui administratif et financier au gestionnaire des marchés publics
- Vérifier la cohérence entre marchés, engagements juridiques, commandes et facturation
- Participer au suivi financier des marchés
- Contribuer à la sécurisation des procédures de marchés publics

Mise en œuvre du référentiel de contrôle interne
- Appliquer et contribuer à l’actualisation des procédures de contrôle interne
- Mettre en œuvre des contrôles de conformité, de régularité et de cohérence
- Participer à l’identification et à l’évaluation des risques financiers et juridiques
- Proposer des actions correctives et des améliorations de processus
- Participer aux audits internes et contrôles externes (DEFAp, SAF de la DGES)

Reporting, alerte et coordination
- Produire des tableaux de bord et indicateurs de contrôle
- Rendre compte des contrôles réalisés
- Alerter le chef de service et le chef de service adjoint en cas d’anomalie ou de risque identifié
- Travailler en coordination avec la DEFAp et le SAF de la DGES

Continuité de service – paiement des factures
- Participer, en cas de vacance de poste ou de nécessité de service, aux opérations de paiement des factures, dans le respect des procédures et des habilitations en vigueur

Contribuer ainsi à la continuité et à la sécurisation de la chaîne de paiement

Activités spécifiques FSE :
- Participation à la constitution des dossiers de demandes de subventions FSE+
- Participation à la constitution des dossiers de demandes de remboursement (bilans)
- Echanges avec la DP3F, le prestataire de la DP3F, la CICC et les auditeurs européens
- Collecte, contrôle et transmission des justificatifs de dépense et des indicateurs
- Accompagnement des opérateurs externes
- Actions de communication sur les principes européens
- Report dans les tableaux de bord
- Participation au contrôle interne du respect des procédures
- Assistance utilisateur sur l’applicatif métier Safran ou Soform
- Participation aux réunions techniques et de service
- Participation à la conception et au recettage des développements des outils informatiques
- Classement numérique et physique des dossiers
- Archivage numérique et physique des dossiers
- Participation à l’intégration des nouveaux arrivants. L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité du service

Profils recherchés

Savoirs
- Connaissance du fonctionnement de l’institution régionale
- Connaissance des procédures administratives et comptables publiques
- Connaissance de bases des marchés publics
- Connaissance sur le secteur de la Formation professionnelle
- Connaissance de la réglementation relative au fonds européen (FSE)

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et du logiciel budgétaire et comptable (Astre)
- Maîtrise des logiciels spécifiques au suivi de la réalisation de la formation (Safran)
- Appliquer les procédures et participer à leur amélioration et actualisation
- Savoir rédiger des courriers liés à la gestion des dossiers, des comptes-rendus de décision ou de courtes notes
- Savoir organiser et planifier des activités
- Lecture et participation à l’élaboration de CCF dans le cadre des développements des outils SI
- Analyser des pièces financières et administratives
- Mettre en œuvre des contrôles de conformité
- Rédiger des analyses, notes et tableaux de suivi

Savoir-être
- Faire preuve de méthode, d’organisation
- Autonomie
- Aisance relationnelle et esprit collaboratif
- Sens du travail en équipe
- Sens du dialogue
- Sens du Service Public
- Rigueur et sens du contrôle
- Discrétion professionnelle
- Sens des responsabilités
- Capacité à travailler en équipe

Formations et diplômes
Bac et équivalent à Bac +2