Secrétaire médicale - H/F

CONTEXTE

Le Groupe Ramsay Santé est leader de la santé privée en France et en Europe avec plus de 400 hôpitaux et centres médicaux. Présent sur tout le parcours de soin : médecine, chirurgie, maternité, soins de réadaptation et santé mentale, il place la santé de ses 12 millions de patients annuels ainsi que le bien-être de ses 38 000 collaborateurs et 9 300 praticiens libéraux au centre de ses préoccupations.

« Entreprise à mission », Ramsay Santé œuvre à améliorer la santé en innovant constamment, plaçant l'impact social et environnemental au cœur de ses actions.

La Clinique des Quatre Saisons est spécialisée dans l'accueil de patients adultes majeurs, présentant des troubles psychiatriques stabilisés et ayant besoin de s’engager dans un processus de réhabilitation sous un mode d'hospitalisation libre. L’établissement a une capacité d’accueil de :
- 100 lits d’Hospitalisation complète
- 10 lits d’Hôpital de nuit : patients ayant une activité professionnelle ou étudiante, en recherche d’emploi ou de logement.
- 12 places d’Hôpital de jour : patients ayant besoin d’un soutien psychiatrique ambulatoire sur des demi-journées ou journées/semaine.

MISSION

Rattaché(e) à l'Attachée de direction et en lien avec l'équipe administrative et les équipes soignantes pluridisciplinaires, vous serez amené(e) à assurer l'accueil et les admissions des patients de l'Hospitalisation Complète et de l'hôpital de Nuit.
Des missions en HDJ pourront également s'envisager.

Missions confiées:
- l'accueil téléphonique et orienter les appels;
- l'accueil physique et gestion des flux à distance;
- la préadmission et l'admission pour les patients
- la gestion des prises en charge mutuelles (demande et suivi);
- les sorties administratives des patients des services;
- la saisie et l'impression du dossier patient et l'archivage des dossiers administratifs;

 PREADMISSIONS/ADMISSIONS
- Accueil / orientation téléphonique et physique des patients et de leur famille.
- Traiter et coordonner les opérations et informations de préadmission des patients des trois unités (mail, fax, site ..)
- Gestion et planification des entrées
- Prise en charge mutuelle à l’entrée pour attribution de la chambre et des prestations
- Gestion des lits –attribution changement de chambre
- Mise à jour de la liste des patients présents et des prestations

 SORTIES :
- Gestion des demandes de transferts
- Gestion et planification des sorties –nettoyage de chambre
- Gestion et suivi des lettres de sortie, des ordonnances.
- LIFEN : Gestion et suivi de l’envoie des documents médicaux (LLS, ECG, compte rendu)
- Tenue / gestion du dossier médical du patient : mise à jour, signature consentement, classement, archivage sur site et externalisation.
- Bon de transport : signature, duplicata

 SECRETARIAT MEDICAL :
- Participation journalière à la réunion de service entre les équipes soignantes et la Cadre des Soins.
- Planification des Entrées/Sorties en collaboration avec la Cadre des Soins.
- Gestion et planification des rdv médicaux des médecins psychiatres
- Gestion quotidienne et mensuelles pour les généralistes
- Gestion des astreintes médicales
- Gestion des réunions PTI
- Gestion des bons de transports, arrêt de travail
- Gestion des demandes Patient de dossiers médicaux

 CHAMBRES PARTICULIERES :
- Gestion et suivi des mutuelles
- Gestion et suivi des chambres particulières : tarification, refus de prise en charge, budget
- Aide à la contractualisation mutuelle pour les patients démunis en collaboration avec l'Assistante Sociale.

 PMSI :
- Gestion, suivi et remontée des données médicales (mensuellement)

Profil

Profil, rémunération et divers
- Savoir travailler en équipe, coopération active;
- Rigueur méthode et organisation;
- Empathie, patience, disponibilité;
- Aisance informatique (plusieurs logiciels);
- Capacité d’écoute, de synthèse, communication;
- Ouverture d’esprit, aptitude à la négociation, concertation;
- Neutralité bienveillante;
- Capacité d’adaptation et esprit d’initiative.

Utilisation de logiciels métier (dossier patient et administratif) et Pack Office
Horaires : De 9h à 17h du lundi au vendredi incluant 1 heure de pause.