Agent de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du responsable de pôle, cet agent est chargé d’assister ce dernier ainsi que les techniciens bâtiment et les chefs de projets en assurant le secrétariat et la gestion administrative et comptable des deux pôles d’affectation concernés.
Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d’emplois et à son domaine d’intervention.

Missions / conditions d'exercice

Secrétariat des pôles :
- Accueil téléphonique et contacts réguliers avec les entreprises externes
- Réception, enregistrement et transmission du courrier arrivé et départ, classement
- Frappe et suivi de courriers et tableaux divers, assemblage de documents divers
- Tri, classement et archivage des dossiers relatifs à l’activité du pôle
- Interlocuteur du service comptabilité de la DCIM pour les opérations du pôle
- Suivi comptable de l’intégralité du process au sein des pôles
- Etablissement des ordres de service des marchés spécifiques
- Validation informatique de l’engagement, mise à la signature, copies, établissement des duplicatas
- Prise en compte informatique quotidienne des factures arrivées
Gestion administrative :
- Rédaction et le suivi des attestations de réception des DTA
- Suivi et relance des principaux et gestionnaires concernant les attestations des contrôles réglementaires
- Rédaction et suivi des attestions du maître d'ouvrage demandées lors des commissions de sécurité
- Suivi du planning prévisionnel et des avis émis à l’issue des commissions de sécurité et mise à jour des outils concernés par ce suivi
- Planification des commissions de sécurité
- Assistance au montage des marches spécifiques et marchés subséquents
- Animation du groupe TEAMS du pôle rénovation
- Rédaction des courriers aux entreprises.

Profils recherchés

Remplir le conditions de titre ou de diplômes permettant l'accès au cadre d'emplois des agents de maîtrise et/ou justifier d'une expérience permettant de répondre aux exigences du poste
- Notions en comptabilité d’engagements
- Maîtrise de l’outil informatique : WORD, EXCEL, CORIOLIS, GESCOUR…
- Capacités rédactionnelles
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Organisation et rigueur
- Rapidité et efficacité
- Anticipation de l’activité et de la demande
- Polyvalence et disponibilité.

DES CONDITIONS DE TRAVAIL ATTRACTIVES :
Tickets restaurant (11 euros)
Participation Mutuelle et/ou Prévoyance à hauteur de 72 euros/mois maximum
Participation aux frais de transports sur l'ensemble du territoire départemental
Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service
Une prime annuelle de 1 683,98 euros net est versée à tous les agents du Conseil départemental en novembre, au
prorata du temps travaillé.
Régime indemnitaire départemental (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
Des offres loisirs, sport et culture pour les agents départementaux
Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique).