Assistant auprès du chef de service (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assistant auprès du chef de service

Missions / conditions d'exercice

Missions :
- Assister le chef de service dans son activité quotidienne
- Assurer les missions de secrétariat du service
- Assurer un lien entre les différents assistants des chefs de services de la Direction
Activités
-Assister le chef de service dans la préparation des séquences
- Assister le chef de service dans la préparation de documents protocolaires
- Mettre à jour quotidiennement l’agenda des séquences organisées par la direction du protocole à partir de l’agenda du Président et assurer l’envoi hebdomadaire.
- Organiser toutes les semaines, en lien avec le chef de service, la réunion de service : prise de notes et rédaction des comptes rendus
- faire des points quotidiens sur les réservations de salles
- informer les chefs de projet des changements d’agenda ou de salle
- faire circuler les informations des séquences entre les services de la direction
- accueil téléphonique du service : répondre aux demandes, orienter les usagers, transmettre les messages
- Suivre et mettre à jour l’agenda du chef de service (planification des rendez-vous et des réunions, réservation des salles)
-Assurer la gestion des mails du chef de service : tri, dispatching, traitement, suivi et classement
- Effectuer la mise en forme, la mise sous pli et l'envoi des invitations protocolaires ou des courriers pour le Président
- Elaborer les badges, signalétique, etc. en lien avec le chef de projet en charge de la séquence
- assister le chef de projet à l’organisation des voyages officiels du Président
- Garantir la gestion des fournitures administratives via les téléprocédures
- Accueillir les visiteurs et les participants aux réunions de travail organisées par le service du protocole
- Participer avec l’ensemble de l’équipe aux grandes séquences organisées par le protocole
- Assurer le suivi de la gestion du personnel du service (présence des agents, formations, congés, maladie, relations avec la DRH)
- Représenter l’interface entre les agents et le chef de service pour les questions relevant de l’administratif et du fonctionnement du service

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs :
- Techniques de secrétariat (EXCELL et word niveau confirmé)
- Techniques et outils de gestion des bases de données
- Connaissance des outils de communication : standard, internet
- Connaissance des acteurs institutionnels
- Connaissance du territoire (organisme extérieurs, préfecture, Mairie)
- Connaissance de l'organisation de la collectivité
- Techniques de classement et d'archivage

Savoir-faire :
- Organiser et gérer la communication en situation d'urgence
- Maîtrise des outils bureautiques, d’internet et du publipostage
- Construire des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, etc.)
- Elaborer des supports de communication
- Organiser son travail et ses dossiers
- Assurer la rapidité de l'exécution
- Capacités rédactionnelles et orales
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Prendre des notes, saisir et mettre en forme tous types de courriers ou documents

Savoir-être:
- Rigueur
- Réactivité
- Confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Discrétion
- Sens relationnel

Formations et diplômes :
Niveau Bac à Bac + 2 (BTS secrétariat) souhaité
Permis souhaité